Wie heißt es in der Dienstleistungsbranche so schön? Der Kunde ist König. Das sollte aber nicht nur für Gastronomie, Einzelhandel oder andere Gewerbe mit direktem Kontakt zum Kunden gelten. Auch für Personalabteilungen wäre das ein gutes Motto. Schließlich ist HR auch ein Dienstleister. Für interne Kunden nämlich: die eigenen Mitarbeiter. Und auch diese gilt es zufriedenzustellen. Die Einführung von Employee Self Service könnte da einiges erleichtern.

In der digitalen Welt läuft alles schneller und transparenter ab. Insbesondere die Generation Y, die mit dem Internet und der mobilen Kommunikation aufgewachsen ist, erwartet von ihren Arbeitgebern effiziente und schnelle Prozesse. Genauso, wie sie es auch aus ihrem Privatleben kennt. Ob sie nun Abendessen bestellen oder Bargeld überweisen, alles, was die Digital Natives brauchen, ist das richtige Tool und ein paar Klicks.

Employee Self Service: Schnelle HR-Prozesse sind ein Muss

Doch insbesondere im Personalmanagement hinken die Erwartungen der Mitarbeiter hinter den realen Bedingungen im Unternehmen hinterher. Nehmen wir zum Beispiel die Personalentwicklung. Hier hat die HR-Abteilung mit wahren Bürokratiemonstern zu kämpfen, was Prozesse erheblich verlangsamt.

Allein die eigentlich profane Anmeldung zu einem Seminar verschlingt unendlich viel Zeit. In vielen Unternehmen läuft der Prozess so ab: Manager und Mitarbeiter beschließen in einem Feedbackgespräch, dass Know-how in einem bestimmten Bereich aufgebaut werden sollte. Das Protokoll wird an HR weitergeleitet und abgeheftet. Dann passiert erstmal bis zum nächsten Meeting zwischen dem Linienvorgesetzten und der Personalabteilung nichts.

Bei dem Termin wird ausgelotet, welches Budget und welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Der Manager erhält eine Liste möglicher Seminaranbieter und gibt sie dem Mitarbeiter. Wieder verstreichen Tage. Der Mitarbeiter sucht sich das passende Angebot aus und gibt Feedback an den Linienvorgesetzten. Dieser schreibt eine E-Mail an die überlastete HR-Abteilung. Bis diese dann wiederum bearbeitet wird – das kann dauern.

Employee Self Service in der Personalentwicklung

Lange Rede, kurzer Sinn: Oft vergehen Wochen oder Monate, bis der Mitarbeiter endlich fortgebildet werden kann. Doch in einer Zeit, in der Wissen schneller denn je veraltet, kann das fatale Auswirkungen auf die Wertschöpfungskette eines Betriebs haben. Dann zum Beispiel, wenn das Fehlen relevanter Informationen die Qualität neuer Produkte oder Dienstleistungen beeinträchtigt.

Das könnte mit dem Einsatz eines Employee Self Service-Portals vermieden werden. Zu Deutsch: „Mitarbeiter-Selbstbedienung“. Employee Self Service gibt es inzwischen für verschiedene Bereiche des Personalmanagements. Auch für die Personalentwicklung. Das Prinzip ist schnell erklärt: Nicht mehr HR, sondern die Mitarbeiter verwalten Daten selbst oder administrieren Vorgänge.

Employee Self Service: So funktioniert’s!

In der Personalentwicklung läuft das beispielsweise wie folgt ab: Die angeschaffte HR-Software liefert zunächst eine übersichtliche Analyse des Soll- und Ist-Standes bezüglich der Mitarbeiterkompetenzen.

Im nächsten Schritt kann die Personalabteilung den betreffenden Mitarbeiter zu der Teilnahme an den passgenauen Maßnahmen einladen – auch hierüber verschafft das Softwaretool eine schnelle Übersicht. Nun kommt Employee Self Service ins Spiel. Der Mitarbeiter oder sein Linienvorgesetzter erhalten einen Login zum System und können sich für ein Training oder ein Seminar entscheiden, einen Wunschtermin aussuchen und den Mitarbeiter direkt anmelden.

Nach dem Training werden die neu erlangten Qualifikationen automatisch dem Mitarbeiterprofil zugeordnet. Der Mitarbeiter erhält derweil eine Aufforderung, die Trainingsmaßnahme zu bewerten. So hat HR nicht nur jederzeit die aktuelle Entwicklung der Mitarbeiter im Blick, sondern weiß auch, welche Angebote zur Personalentwicklung effektiv oder ineffizient sind. Das hilft erheblich bei der weiteren bedarfsgerechten Seminarplanung.

Checkliste: Vorteile von Employee Self Service

Die Vorteile von Employee Self Service-Funktionen liegen damit auf der Hand:
• Prozesse werden von Mitarbeitern selbst gesteuert
• Das nimmt HR administrative Aufwände ab
• Employee Self Service vermeidet Abstimmungsschleifen
• Die Qualität der Maßnahmen steigt

Last but not least: Auch Fehler werden reduziert. Denn nicht HR, sondern die Mitarbeiter übermitteln ihre Daten an den Weiterbildungsanbieter, dessen Seminar sie buchen. Das reduziert die Gefahr von Tippfehlern erheblich. Wer kennt die eigenen Daten schließlich besser als man selbst?

Hoher Automatisierungsgrad

Hinzu kommt, dass in der Personalarbeit dank Employee Self Service-Systemen anstehende Termine nicht mehr in Vergessenheit geraten, weil Erinnerungsfunktionen dafür sorgen, dass HR ausstehende Freigaben zeitnah bearbeitet. Die Mitarbeiter werden dann automatisch per Mail informiert.

Aber: Je mehr Personen auf ein System zugreifem, umso mehr steigt das Risiko, dass Daten ausgespäht werden. Umso wichtiger ist es, bei der Auswahl der richtigen Software darauf zu achten, dass sich innerhalb des Tools verschiedene Nutzerrollen mit unterschiedlichen Berechtigungen anlegen lassen. Dann kann jeder nur die Daten einsehen, die für ihn relevant sind und die er ohnehin kennt. Eines ist aber gewiss: Bei den Lösungen von easySoft stehen Kunden hier definitiv auf der sicheren Seite.