Personalbemessung Pflege: Vollzeitäquivalent & Personalschlüssel berechnen (Excel-Rechner)

Spätestens mit dem Inkrafttreten der neuen Personalbemessung in der stationären Langzeitpflege werden sie für viele Pflegeheime wichtig: Die Vollzeitäquivalente. Dieser Wert gibt die tatsächliche Arbeitskapazität der Belegschaft an.

Warum ist das Vollzeitäquivalent (VZÄ) für Pflegeheime wichtig?

Gerade in der Pflege sind viele Beschäftigte in Teilzeit angestellt. Die reine Mitarbeiteranzahl sagt daher nichts über die tatsächliche Arbeitskapazität aus, die ein Team bewältigen kann. Schließlich macht es einen großen Unterschied, ob eine Pflegekraft 40 Stunden pro Woche arbeitet oder nur die Hälfte.

Die Personalbemessung gibt ab dem 1. Juli genau vor, wie viel Personal pro Heimbewohner eingesetzt werden muss. Ein einheitlicher Vergleichswert muss her: Die Vollzeitäquivalente. Das Gesetz legt den Personalbedarf mit genau diesem Wert fest. Für die Erfüllung der Vorgaben müssen Pflegeheime also wissen, welchem Vollzeitäquivalent die Arbeitszeit ihres Teams entspricht.

Was ist ein Vollzeitäquivalent (VZÄ)?

Ein Vollzeitäquivalent entspricht der Arbeitszeit einer Vollzeitkraft. Wie viel Arbeitsstunden pro Woche das genau sind, hängt von betrieblichen oder tariflichen Regelungen der jeweiligen Einrichtung ab.

Entspricht die Wochenarbeitszeit einer Vollzeitkraft in der Einrichtung zum Beispiel 40 Stunden, ist das ein Vollzeitäquivalent. Eine Mitarbeiterin in 20%-Teilzeit und einer Wochenarbeitszeit von 8 Stunden entspricht demnach einem Vollzeitäquivalent von 0,2.

Wie berechnet man das Vollzeitäquivalent?

Die Formel für die Berechnung des Vollzeitäquivalents (pro Woche) lautet folgendermaßen:

Gesamtstundenzahl aller Mitarbeiter pro Woche / Wochenarbeitszeit einer Vollzeitkraft = Vollzeitäquivalent.

Beispielrechnung:

Nehmen wir an, die Wochenarbeitszeit einer Vollzeitkraft in einem Beispielpflegeheim beträgt 40 Stunden. Folgende Beschäftigte arbeiten dort:

• 6 Beschäftigte in Vollzeit (40 Stunden pro Woche)
• 3 Beschäftigte in 80%-Teilzeit (32 Stunden pro Woche)
• 2 Beschäftigte in 50%-Teilzeit (20 Stunden pro Woche)

Mit den folgenden zwei Schritten berechnen Sie das Vollzeitäquivalent:

Schritt 1: Gesamtstundenzahl aller Mitarbeiter berechnen

Wie viele Stunden arbeiten alle Mitarbeiter gemeinsam pro Woche?

6 Beschäftigte x 40 Stunden = 240 Stunden
3 Beschäftigte x 32 Stunden = 96 Stunden
2 Beschäftigte x 20 Stunden = 40 Stunden

Anschließend addieren Sie die Anzahl der Stunden, um die Gesamtanzahl zu erhalten:
240 Stunden + 96 Stunden + 40 Stunden = 376 Stunden

Insgesamt leisten die Mitarbeiter pro Woche also 376 Stunden.

Schritt 2: Gesamtstundenanzahl durch Wochenarbeitszeit einer Vollzeitkraft teilen

Um das Vollzeitäquivalent dieser Gesamtstundenanzahl zu erhalten, wird sie durch die Wochenarbeitszeit einer Vollzeitkraft geteilt. Im Beispiel sind das 40 Stunden. Auf diese Weise wissen Sie, wie viele Vollzeitkräfte nötig wären, um die Arbeitskapazität des bestehenden Teams zu leisten – das Vollzeitäquivalent.

Hierfür benötigen Sie die oben genannte Formel:

Gesamtstundenzahl aller Mitarbeiter pro Woche / Wochenarbeitszeit einer Vollzeitkraft = Vollzeitäquivalent

In diese setzen Sie die Werte der Beispieleinrichtung ein.

376 Stunden / 40 Stunden = 9,4

Das Vollzeitäquivalent der Beispieleinrichtung beträgt also 9,4.

Was müssen Pflegeheime zusätzlich beachten?

Die Personalbemessung gibt das Vollzeitäquivalent pro Heimbewohner aufgeschlüsselt nach Pflegegread an. In vollstationären Einrichtungen wird sie für die verschiedenen Qualifikationsstufen der Beschäftigten (Hilfskraftpersonal ohne Ausbildung, Hilfskraftpersonal mit Ausbildung, Fachkraftpersonal) individuell vorgenommen. Die genaue Aufschlüsselung finden Sie unter § 113c Sozialgesetzbuch XI. Entsprechend müssen Sie das VZÄ für die einzelnen Berufsgruppen (z. B. Hilfskraftpersonal, Fachkraftpersonal, usw.) getrennt berechnen.

Excel-Rechner für die Personalbemessung herunterladen

Mit unserem Excel-Rechner können Sie das Vollzeitäquivalent Ihrer Einrichtung ganz einfach berechnen. Zusätzlich haben wir mehrere Tabellenblätter hinterlegt, mit denen Sie Ihren aktuellen Personalstand mit den neuen Vorgaben der Personalbemessung abgleichen können.