Bildungsmanagement-Software

easySoft 5 ist das Tool der Wahl, mit dem der stellvertretende Schulleiter Sergej Klimov seinen Traum vom papierlosen Büro umsetzt. Das klappt so gut, dass die Verwaltung der 80.000 Kontakte und rund 5.000 jährlichen Kurse inzwischen „fast ein Kinderspiel“ ist.

Fragt man Klimov, was ihm aus der inzwischen über 14-jährigen Zusammenarbeit mit easySoft hängen geblieben ist, dann zitiert er die japanische Kaizen-Philosophie: „Keine Revolutionen, sondern ständige und kontinuierliche Verbesserungen. Wir fühlen, dass easySoft dieses Prinzip jeden Tag lebt.“ Der stellvertretende Schulleiter des Malteser Bildungszentrums Euregio Aachen muss es wissen, schließlich war er es, der unsere Software 2008 einführte.

Never change a running system – dieses Motto befolgt die Berufsfachschule für Pflege im Landkreis Emmendingen in einem wichtigen Bereich des Schulmanagements: Seit 1999 wird die Pflegeausbildung in Emmendingen mit Software von easySoft organisiert. Neben handfesten Fakten wie der hohen Zuverlässigkeit und der guten Beratung, etwa durch die schnelle und kompetente Hotline, zählt für Schulleiter Reinhard Lay auch die vorbildliche Unternehmenskultur des Metzinger Unternehmens: „Ich habe den Eindruck, die Mitarbeiter arbeiten mit Überzeugung.“

Aktuell werden 100 Pflegefachkräfte generalistisch für zwei Krankenhäuser ausgebildet – das Kreiskrankenhaus und das Zentrum für Psychiatrie Emmendingen. Jede Klasse wird von jeweils zwei Klassenlehrern intensiv betreut.

Diese spielen auch bei der Nutzung der Software eine wichtige Rolle, denn jeder Lehrer verfügt über vollen Zugang zu allen relevanten Daten. „Die Klassenlehrer geben sämtliche Noten für die eigenen Schüler selbst ein. Sie überblicken deshalb stets Notenschwankungen und können schnell reagieren“, so der studierte Pflegepädagoge, Healthcare- und Schulmanager.

Die Schüler wiederum haben den Vorteil, dass sie bereits zum Ausbildungsstart ihren Plan mit Schulzeiten und allen praktischen Ausbildungsabschnitten für die gesamten drei Jahre erhalten. Dazu gehören alle Einsätze auf den somatischen und psychiatrischen Stationen, sowie in der ambulanten Pflege, der Pädiatrie und der stationären Langzeitpflege. Die Stundenpläne werden ihnen als PDF-Datei per E-Mail geschickt. So können die Auszubildenden beispielsweise rechtzeitig individuelle Urlaubstage oder Nachtwachen planen.

„Unser Ziel ist ein übersichtlicher Einsatzplan“, erzählt Uwe Wälde. Der IMS Gear-Ausbildungsleiter und seine 14 Mitarbeiter wollten wissen, wann und wo welche Azubis aktuell sind. Kein leichtes Unterfangen, denn die 160 deutschsprachigen Azubis des Automobilzulieferers sind während der drei Ausbildungsjahre in rund 250 verschiedenen Bereichen und Abteilungen unterwegs. Vier Fünftel von ihnen werden in gewerblich-technischen Berufen ausgebildet. Außerdem sollten Bewertungen, Berichtsheft und Zeugnisse in derselben Datenbank hinterlegt sein. Dazu sollten die Ausbildungsbeauftragten Informationen selbst eintragen können und auch die Azubis ihren Einsatzplan auf ein Jahr im Voraus überblicken können. Das alles natürlich mit unterschiedlichen Zugriffsrechten, damit der Datenschutz gewährt bleibt. Komplex eben.
„Die deutschsprachige Version läuft sehr gut“, urteilte Wälde nach einem Jahr, knapp sechs Monate später läuft nun auch die englischsprachige Version für 40 weitere Azubis in den beiden Werken in Mexiko und den USA. Dies war eine knifflige Angelegenheit für beide Seiten, denn IMS Gear ist der erste gewerbliche Kunde, der in dieser Fremdsprache arbeitet. Deshalb dauerten diese Entwicklungen für den Spezialisten für Zahnrad- und Getriebetechnik etwas länger, waren dafür aber auch kostenfrei.