Wie heißt es so schön? Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Das gilt besonders bei der Begrüßung neuer Kollegen. Ein guter Onboarding-Prozess ist Ihre Chance, bei neuen Mitarbeitenden einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Warum? Wer sich wertgeschätzt fühlt, bleibt seinem Unternehmen länger treu. Hier sind sechs Tipps für Sie, wie das auf jeden Fall gelingt.

#1 Bereiten Sie das Team auf neue Kollegen vor

Es gibt an Tag Nummer eins im Unternehmen nichts Schlimmeres für einen Neuankömmling, als in überraschte Gesichter zu blicken. „Oh, offensichtlich haben wir ab heute einen neuen Kollegen“ ist keine wirklich wertschätzende Begrüßungsformel. Wie geht es besser? Senden Sie vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Teammitglieds eine Mitteilung an alle Mitarbeitenden, in der Sie den neuen Kollegen mit ein paar Worten vorstellen und dessen genauen Arbeitsbeginn ankündigen.

Erläutern Sie neben den wichtigsten Stationen im Lebenslauf des neuen Teammitglieds auch dessen zukünftige Rolle, dessen Aufgaben und dessen Verantwortlichkeiten. So wissen Ihre Mitarbeitenden im Voraus über den Neuzugang Bescheid und können sich darauf vorbereiten, den Kollegen oder die Kollegin am ersten Tag angemessen zu begrüßen. Noch keine Garantie für einen perfekten Start, aber ein guter erster Schritt.

#2 Bereiten Sie den Arbeitsplatz vor

Neben den Kollegen sollte auch der Arbeitsplatz des Neuankömmlings am ersten Tag bereit sein. Falls es sich um einen Remote-Job handelt, sollte der Laptop schon ein paar Tage vor Arbeitsbeginn fertig eingerichtet beim neuen Kollegen eintreffen. So kann er oder sie bereits vor dem ersten Tag alles in Ruhe zu testen und es geht entspannt los, wenn es ernst wird.

Warum ist das wichtig? Ganz einfach: Wenn Sie den Computer, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des neuen Mitarbeiters im Voraus einrichten und alle notwendigen Tools und Arbeitsmittel bereitstellen, trägt das entscheidend dazu bei, dass sich der betriebliche Neuzugang wertgeschätzt fühlt. So signalisieren Sie, dass Sie auf die gemeinsame Zusammenarbeit vorbereitet sind und nichts dem Zufall überlassen. Außerdem kann die Einarbeitung zügig starten und es geht keine Zeit für die Beschaffung der nötigen Technik verloren.

#3 Organisieren Sie eine Vorstellungsrunde

Am ersten Tag im Unternehmen geht es vor allem darum, das neue Team kennenzulernen. Planen Sie dafür genügend Zeit ein und organisieren Sie ein gemeinsames Meeting für einen ersten Austausch. Das kann entweder live vor Ort geschehen oder virtuell.

Eine schöne Geste ist auch ein gemeinsamer Brunch oder Mittagessen, bei dem alle zwanglos miteinander ins Gespräch kommen (siehe Punkt 4).

Wichtig ist dabei, dass neue Mitarbeiter von Anfang an die wichtigsten Personen und die Fachbereiche im Unternehmen kennenlernen. So erfahren sie, welcher Ansprechpartner für welche Themen zuständig ist. Je nach Unternehmensgröße sollten Sie die Kennenlern-Meetings auf zwei Tage verteilen und den Zeitplan etwas entzerren.

#4 Planen Sie einen Team-Lunch

Vereinbaren Sie innerhalb der ersten Woche außerdem ein gemeinsames Mittagessen mit dem Team – wahlweise auch ein Treffen nach der Arbeit. So lernt Ihr neuer Mitarbeiter die Kollegen auch einmal in einem informellen Rahmen kennen und erste Verbindungen entstehen.

Natürlich ist ein solches Teammeeting auch im virtuellen Umfeld möglich. Bei allen technischen Möglichkeiten gilt aber: den persönlichen Kontakt Face-to-Face kann kein Konferenztool ersetzen. Treffen Sie sich wenn möglich also vor Ort.

Planen Sie genügend Zeit für die Einarbeitung ein. Selbst wenn Ihr Neueinsteiger dieselbe Tätigkeit bereits in einem anderen Unternehmen ausgeübt hat, gibt es von Unternehmen zu Unternehmen Unterschiede bei den Abläufen und Vorgehensweisen. Mein Tipp: Erstellen Sie einen möglichst konkreten Einarbeitungsplan und senden Sie dem neuen Kollegen ein paar Tage vorher den Plan zu. Das steigert die Vorfreude umso mehr.

#5 Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Einarbeitung

In einzelnen kurzen Sessions sollten Sie die Regeln in Ihrem Unternehmen, den Ablauf verschiedener Workflows und auch die Erwartungen an den neuen Kollegen vermitteln. Indem Sie genau formulieren, was neue Mitarbeitende im Unternehmen erwartet, schaffen Sie von Anfang an eine klare Vorstellung der neuen Rolle. Missverständnisse entstehen so erst gar nicht.  

Tipp: Weisen Sie dem Neuankömmling einen Mentor oder Paten zu. Dieser steht ihm während des Onboardings bei allen offenen Fragen zur Seite. Das erleichtert den Ankommensprozess immens und das neue Teammitglied fühlt sich nie allein gelassen.

#6 Bleiben Sie dran

Dieser Schritt ist einer der wichtigsten und wird von Arbeitgebern oft übersehen: Holen Sie regelmäßiges Feedback vom neuen Teammitglied ein. Wie gefällt es ihm oder ihr im Unternehmen? Gibt es Probleme, die geklärt werden müssen? Planen Sie dazu in der ersten Zeit ein monatliches One-and-One ein, in dem Sie diese Dinge miteinander klären.

Unterschätzen Sie die Bedeutung von regelmäßigem Feedback nicht. Auch wenn der neue Kollege gut eingearbeitet ist und Sie das Gefühl haben, dass es keinen Redebedarf gibt – manchmal sieht es nach außen anders aus, als es im Inneren tatsächlich ist. Geben Sie dem neuen Talent daher regelmäßig die Gelegenheit, seine Bedürfnisse oder Wünsche zu äußern. Gleichzeitig erhalten Sie wichtiges Feedback über den Onboarding-Prozess: Was lief gut und sollte so beibehalten werden? Was lief weniger gut und sollte verbessert werden? Auf Basis dieser Erkenntnisse können Sie das Onboarding in Ihrem Unternehmen immer weiter verbessern.

Fazit

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Onboarding-Prozess gut zu planen und bereiten Sie jedes Detail gut vor. Legen Sie Wert auf ein wertschätzendes Willkommen, damit sich Ihr neuer Kollege von Anfang an wohlfühlt. Bedenken Sie: Die ersten Wochen haben einen großen Einfluss auf die Bindung eines neuen Mitarbeiters an Ihr Unternehmen. Je intensiver diese von Anfang an aufgebaut wird, umso höher ist die Chance auf eine langfristige Arbeitsbeziehung – und das ist in Zeiten des Fachkräftemangels Gold wert.   

Über den Autor

Portrait von easySoft Personalleiter Benjamin Kuttler

Benjamin Kuttler ist Personalleiter bei easySoft und stand bereits vielen Unternehmen als Berater im Bereich Recruiting und Personalentwicklung zur Seite. Als Co-Autor des Buchs „Das Geheimnis der Champions“ hat er untersucht, wie die weltweit erfolgreichsten Unternehmen die besten Mitarbeiter finden und binden.