Ausbildungsmanagement-Software

Über eine deutliche Zeitersparnis freut sich Sandra Moser seit sie mit Programmen von Easysoft ihre Einsatz- und Schulungsplanung verwaltet sowie gesamte Lern- und Ausbildungsprozesse dokumentiert und archiviert. So sagt die Bildungsverantwortliche am Spital Zollikerberg bei Zürich: „Früher habe ich etwa 45 Minuten benötigt, um alle Informationen zu einer Person aus diversen Aktenordnern zusammen zu tragen. Jetzt sind es zwischen fünf und zehn Minuten.“ An dem privaten Krankenhaus mit 200 Betten arbeiten etwa 800 Mitarbeiter. Jährlich werden hier 30 Fachmänner und -frauen Gesundheit (FaGe), 20 Diplom-Pflegefachfrauen von der Höheren Fachschule sowie 15 Hebammen ausgebildet.
Um fachlich eine möglichst breite Ausbildung zu erhalten, wechseln diese Lernenden und Studierenden zwischen verschiedenen Fachgebieten im Spital. Bei Hebammen geschieht das alle zehn Wochen, bei Studierenden jedes halbe Jahr und bei den Fachfrauen und Fachmänner Gesundheit jährlich. „Früher verlor man schnell den Überblick, wo die Lernenden und Studierenden aktuell ihre Praktika absolvierten. Aktuell überschauen wir jetzt die kommenden zwei Ausbildungsjahre“, so Sandra Moser. Ziel ist es, die gesamte Ausbildungs- und Studienzeit vorauszuplanen und zu visualisieren.

2005 wurde das Oekumenische Institut für Pflegeberufe in der Ortenau gGmbh mit Sitz in Offenburg gegründet. Gemeinsam mit 80 Kooperationspartnern werden rund 300 Kranken- und Altenpflegerschüler betreut – viele kommen bundesweit zum Einsatz. Zahlreiche Weiterbildungen ergänzen das Portfolio der Offenburger. Bei der Umsetzung setzen sie auf die Seminarmanagementsoftware von easySoft.

Sonja Mutschler-Prater hat gemeinsam mit der damaligen Schulleitung Schwester Ratmunda die Bildungseinrichtung mit aus der Taufe gehoben. Von Beginn an hat die Schulleiterin bei der Planung und Umsetzung der Stunden- und Einsatzpläne ihrer Schüler auf Easysoft gesetzt. „Uns hat die Leistungsfähigkeit der Software überzeugt“, erzählt sie. Erst recht nachdem das Bildungsinstitut kurzzeitig auf ein anderes Programm umgestiegen war, das ein neuer Schulträger im Einsatz hatte. „Synergien durch die einheitlich genutzte Software gab es kaum“, bilanziert Mutschler-Prater die Interimslösung und verwendet seit drei Jahren wieder die Software aus Schwaben. „Sie ist übersichtlicher und leistungsfähiger“, begründet die Schulleiterin.

„Unser Ziel ist ein übersichtlicher Einsatzplan“, erzählt Uwe Wälde. Der IMS Gear-Ausbildungsleiter und seine 14 Mitarbeiter wollten wissen, wann und wo welche Azubis aktuell sind. Kein leichtes Unterfangen, denn die 160 deutschsprachigen Azubis des Automobilzulieferers sind während der drei Ausbildungsjahre in rund 250 verschiedenen Bereichen und Abteilungen unterwegs. Vier Fünftel von ihnen werden in gewerblich-technischen Berufen ausgebildet. Außerdem sollten Bewertungen, Berichtsheft und Zeugnisse in derselben Datenbank hinterlegt sein. Dazu sollten die Ausbildungsbeauftragten Informationen selbst eintragen können und auch die Azubis ihren Einsatzplan auf ein Jahr im Voraus überblicken können. Das alles natürlich mit unterschiedlichen Zugriffsrechten, damit der Datenschutz gewährt bleibt. Komplex eben.
„Die deutschsprachige Version läuft sehr gut“, urteilte Wälde nach einem Jahr, knapp sechs Monate später läuft nun auch die englischsprachige Version für 40 weitere Azubis in den beiden Werken in Mexiko und den USA. Dies war eine knifflige Angelegenheit für beide Seiten, denn IMS Gear ist der erste gewerbliche Kunde, der in dieser Fremdsprache arbeitet. Deshalb dauerten diese Entwicklungen für den Spezialisten für Zahnrad- und Getriebetechnik etwas länger, waren dafür aber auch kostenfrei.

Seit das Klinikum Schloß Winnenden mit den Produkten von Easysoft arbeitet, hat sich der Arbeitsalltag für die Personalentwickler komplett verändert. Während früher alles von Hand in Excel-Listen und Tabellen eintragen musste, erledigen sie heute einen Großteil der Arbeit deutlich schneller. So halbierte sich der Arbeitsaufwand und diese Ressource kann gezielt für die Personalentwicklung der Mitarbeiter eingesetzt werden. Im Zentrum für Psychiatrie Winnenden (ZfP) sind rund 1000 Mitarbeiter in 60 Berufsgruppen beschäftigt. Jährlich bietet die Personalabteilung etwa 200 Weiterbildungsmaßnahmen an. Um das Wissensniveau des Pflegepersonals, der Ärztinnen und Ärzte sowie der Mitarbeiter in der Verwaltung konstant hoch und aktuell zu halten, setzen Silvia Lindner und ihr Chef Christian Graziosa auf ein vielfältiges Angebot in der Fort- und Weiterbildung. „Seit wir uns im Jahr 2012 für Easysoft entschieden haben, bieten wir unsere Kurse sowie Seminare transparent und übersichtlich im Intranet an“, berichtet die Personalentwicklerin. Dadurch könnten sie ihre Mitarbeiter gezielt weiterbilden.

Never change a running system – dieses Motto befolgt die Berufsfachschule für Pflege im Landkreis Emmendingen in einem wichtigen Bereich des Schulmanagements: Seit 1999 wird die Pflegeausbildung in Emmendingen mit Software von easySoft organisiert. Neben handfesten Fakten wie der hohen Zuverlässigkeit und der guten Beratung, etwa durch die schnelle und kompetente Hotline, zählt für Schulleiter Reinhard Lay auch die vorbildliche Unternehmenskultur des Metzinger Unternehmens: „Ich habe den Eindruck, die Mitarbeiter arbeiten mit Überzeugung.“

Aktuell werden 100 Pflegefachkräfte generalistisch für zwei Krankenhäuser ausgebildet – das Kreiskrankenhaus und das Zentrum für Psychiatrie Emmendingen. Jede Klasse wird von jeweils zwei Klassenlehrern intensiv betreut.

Diese spielen auch bei der Nutzung der Software eine wichtige Rolle, denn jeder Lehrer verfügt über vollen Zugang zu allen relevanten Daten. „Die Klassenlehrer geben sämtliche Noten für die eigenen Schüler selbst ein. Sie überblicken deshalb stets Notenschwankungen und können schnell reagieren“, so der studierte Pflegepädagoge, Healthcare- und Schulmanager.

Die Schüler wiederum haben den Vorteil, dass sie bereits zum Ausbildungsstart ihren Plan mit Schulzeiten und allen praktischen Ausbildungsabschnitten für die gesamten drei Jahre erhalten. Dazu gehören alle Einsätze auf den somatischen und psychiatrischen Stationen, sowie in der ambulanten Pflege, der Pädiatrie und der stationären Langzeitpflege. Die Stundenpläne werden ihnen als PDF-Datei per E-Mail geschickt. So können die Auszubildenden beispielsweise rechtzeitig individuelle Urlaubstage oder Nachtwachen planen.