Personalentwicklungs-Software

Es war während der Woche, als Melanie Geldhauser mal wieder die Grenzen von Excel zu spüren bekam. Die Personalentwicklerin des Käseherstellers Jermi versuchte den Überblick über die Pflichtfortbildungen der 420 Mitarbeiter zu behalten, was mit jedem Mitarbeiter und jedem weiteren Seminar immer schwieriger wurde. „Es geht nicht mehr“, stellte sie fest. Und genau in der Woche landete im Postfach ein Flyer von Easysoft – Spezialist für Seminarorganisation und Personalentwicklung. Die BWLerin mit Studienschwerpunkt Personal nutzte die Anregung und informierte sich bei dem Softwareentwickler und einigen Konkurrenten. Nach etlichen Recherchen und Präsentationen urteilt sie: „Easysoft hat sich im Vergleich als bestes erwiesen“.
Eine Entscheidung, die sie nicht bereut: „Das Programm ist viel genauer und transparenter“. Beispielsweise bekommt sie eine Vorwarnung, wenn die Pflichtschulung eines Mitarbeiters abläuft. Der Datensatz ist nach dem Ampelsystem orange gefärbt und zwar 90 Tage bevor die Qualifizierung erlischt – so hat sie den Ablauf eingestellt, denn mit Schichtbetrieb, Urlaub und arbeitsintensiveren Aktionen benötigen die Angestellten einen größeren zeitlichen Vorlauf.
Melanie Geldhauser schickt den Betreffenden dann einen Zettel mit mehreren Terminen für die notwendigen Seminare. Hygieneschulungen und Arbeitssicherheit betreffen alle Mitarbeiter. Die Qualitätsschulung HACCP – Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte – müssen fast alle Produktionsmitarbeiter durchlaufen. Außerdem muss das Wissen ausgewählter Mitarbeiter über Brandschutz, Reinigungsmittel oder Energiemanagement regelmäßig aktualisiert werden.

Jährlich fragt Antje Simone Haase den Bildungsbedarf aller Abteilungen der SLK-Kliniken Heilbronn ab, um daraus ein maßgeschneidertes Fort- und Weiterbildungsprogramm für die 4200 Mitarbeiter zu entwickeln. Grundlage für die Personalentwicklerin sind auch die Mitarbeitergespräche, in denen die Führungskräfte das Potential sowie die notwendige fachliche und persönliche Weiterbildung ermitteln. Hinzu kommen viele Pflichtfortbildungen, die regelmäßig aktualisiert werden müssen, sowie das Betriebliche Gesundheitsmanagement.
„easySoft bietet ein sehr transparentes Ampelsystem an, mit dem meine vier Mitarbeiter und ich sofort einen Überblick bekommen, ob eine Person alle erforderlichen Fortbildungen erfolgreich besucht hat“, so Frau Haase, die seit fünf Jahren für die Personalentwicklung verantwortlich zeichnet. Ein grüner Punkt in der Datenbank bedeutet, dass der Mitarbeiter alle vereinbarten Seminare besucht hat. Gelb heißt, dass er demnächst eine bestimmte Veranstaltung besuchen muss. Die Vorwarnzeit können Kliniken individuell einstellen – ob sie etwa drei oder sechs Monate betragen sollen. Und bei einem roten Punkt besteht akuter Handlungsbedarf.

„Wenn Mitarbeiter direkt mit Kunden agieren, also in jedem Dienstleistungsunternehmen, sind sie der entscheidende Erfolgsfaktor“, urteilt Klaus Ziegler. Deshalb sucht er mit seiner Frau Rosemarie Amos-Ziegler, beide Inhaber der WGfS GmbH, immer nach neuen Wegen, um ausgezeichnete Mitarbeiter zu finden und vor allem sie langfristig im Unternehmen zu halten. Einmal bietet das Unternehmen bei Stuttgart seinen Angestellten berufliche Perspektiven durch eine systematische Personalentwicklung. Dann spielt auch das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) eine herausragende Rolle – gerade weil die körperlichen und psychischen Belastungen in der Pflege und Seniorenbetreuung enorm sind. In der Branche gilt ein Drittel der Pfleger als Burnout-gefährdet. Insgesamt investiert das Unternehmen knapp 500.000 Euro in die Qualifizierung ihrer 200 Mitarbeiter.

Seit das Klinikum Schloß Winnenden mit den Produkten von Easysoft arbeitet, hat sich der Arbeitsalltag für die Personalentwickler komplett verändert. Während früher alles von Hand in Excel-Listen und Tabellen eintragen musste, erledigen sie heute einen Großteil der Arbeit deutlich schneller. So halbierte sich der Arbeitsaufwand und diese Ressource kann gezielt für die Personalentwicklung der Mitarbeiter eingesetzt werden. Im Zentrum für Psychiatrie Winnenden (ZfP) sind rund 1000 Mitarbeiter in 60 Berufsgruppen beschäftigt. Jährlich bietet die Personalabteilung etwa 200 Weiterbildungsmaßnahmen an. Um das Wissensniveau des Pflegepersonals, der Ärztinnen und Ärzte sowie der Mitarbeiter in der Verwaltung konstant hoch und aktuell zu halten, setzen Silvia Lindner und ihr Chef Christian Graziosa auf ein vielfältiges Angebot in der Fort- und Weiterbildung. „Seit wir uns im Jahr 2012 für Easysoft entschieden haben, bieten wir unsere Kurse sowie Seminare transparent und übersichtlich im Intranet an“, berichtet die Personalentwicklerin. Dadurch könnten sie ihre Mitarbeiter gezielt weiterbilden.

„Gerade leistungsstarke Mitarbeiter wechseln schnell, wenn keine eigenen Angebote gemacht werden“, sagt Stephan Spies, Leiter des Bildungszentrums Martha-Maria. Als Medizin gegen die Fluktuation im Pflegebereich setzt das Nürnberger Diakoniewerk Martha-Maria deshalb auf Qualifizierung und geht jetzt in die Weiterbildungsoffensive.
Im Dezember 2012 hat das Nürnberger Diakoniewerk Martha-Maria sein eigenes Bildungszentrum eröffnet und die bisherige Krankenpflegschule integriert. Bisher bietet das Bildungszentrum vor allem kürzere Fortbildungen für die eigenen Mitarbeiter und externe Kunden an. Doch das soll sich ändern. Die Bildungsschmiede geht in die Weiterbildungsoffensive. „Damit machen wir das Berufsbild attraktiver und eröffnen Pflegekräften weitere Karrierechancen“, sagt Stephan Spies, Leiter der Bildungseinrichtung. Spies weiß, wovon er spricht.

Interview mit der Personalentwicklung und Seminarorganisation von Renafan.
Frau Monski, warum haben Sie sich für easySoft entschieden?
TANJA MONSKI: Vor rund drei Jahren hat unsere Datenbank nicht mehr ausgereicht. Deshalb haben wir eine Software gesucht, die zu unserer Organisation und unserer Struktur passt. Renafan ist ein Dienstleister für ambulante und stationäre Pflege sowie Seniorenbetreuung an 40 Standorten deutschlandweit. Für rund 1400 Fach- und Führungskräfte in der Pflege müssen wir den Bildungsstand nachweisen und planen. Zudem bieten wir an der eigenen Akademie jährlich etwa 80 unterschiedlichen Bildungsthemen in mehr als 180 Kursen an. Das wollen wir im Überblick behalten und gestalten.
Und easySoft war die einzige Lösung?
MONSKI: Nein, wir haben mit verschiedenen Anbietern gesprochen und uns deren Lösung ange-schaut. Aber meine beiden Mitarbeiterinnen und ich hatten das Gefühl, dort am besten aufgehoben zu sein, und vor allem sprachen die Fakten für easySoft. Denn diese Software ist sehr flexibel und hat sich unserer eben beschriebenen Komplexität angepasst. Wir wollten unsere Arbeitsabläufe optimie-ren und nicht andere Strukturen aufbauen. An dieser Stelle fielen etliche Konkurrenzprodukte bereits durch. Außerdem war uns wichtig, dass easySoft die Sprache der Pflege spricht. Meines Wissens ist der Geschäftsführer Andreas Nau vor vielen Jahren selbst Pflegeleiter gewesen. Und wir wurden
in den drei Jahren von allen Mitarbeitern freundlich und kundenorientiert behandelt. Jetzt kann ich definitiv sagen: Richtig entschieden.