Digitale Seminarverwaltung im Klinikum Stuttgart

"Papier? Gibt's hier (fast) nicht mehr."

„Teilweise stapelte sich das Papier einen halben Meter hoch“, erinnert sich Andrea Beck, Pflegepädagogin des Klinikums Stuttgart. Denn früher lief der gesamte Anmeldeprozess der Akademie für Gesundheitsberufe am Klinikum Stuttgart per Fax. Bei den heute rund 9.000 Mitarbeitenden des Klinikums ein gewaltiger Verwaltungsaufwand. 

Inzwischen ist der gesamte Seminar-Prozess von Planung, Veröffentlichung und Anmeldung mit easySofts Software für die Seminarverwaltung digitalisiert. Das spart neben den Papiertürmen vor allem eins: Arbeitszeit. 

E-Learning direkt mit Seminarverwaltung verbinden

Die neue technische Grundlage und freigewordene Arbeitszeit verschafft Frau Beck und Ihren Kolleginnen Entfaltungsfreiraum, um sich um das E-Learning-Angebot der Akademie zu kümmern. „Wir erstellen fast alle E-Learning-Kurse selbst“, erzählt sie. Mit dem E-Learning deckt die Stuttgarter Akademie schon jetzt viele Pflichtqualifikationen und fachliche Weiterbildungen ab, künftig sollen es sogar noch mehr werden. Dafür ist Moodle direkt an easySoft angebunden, damit alle Daten zu Kursabschlüssen und erworbenen Qualifikationen direkt ins System wandern. 

Die Digitalisierung hat noch einen weiteren erfreulichen Nebeneffekt für Andrea Beck: „Wenn ich heute ins Homeoffice will, klemme ich mir einfach meinen Laptop unter den Arm und habe alles dabei.“

Online-Seminarangebot für das ganze Klinikum

Das E-Learning-Angebot und die rund 600 Präsenzschulungen der Akademie stehen für das ganze Klinikpersonal online zur Anmeldung bereit. Wie viel Aufwand das spart, weiß vor allem Sandra Kolbe. Sie kümmert sich um das Online-Angebot, betreibt Datenpflege und ist Profi bei der Seminaradministration. „Inzwischen bin ich fast mit easySoft verschmolzen“, berichtet sie und ergänzt: „Als wir vor rund acht Jahren von Excel auf easySoft Publish umgestiegen sind, veränderte sich mein Arbeitsfeld deutlich.“ Nun investiert Sie mehr Zeit in die Gestaltung und Optimierung des Online-Seminarangebots des Klinikums. 

Die Verbesserungen fangen schon im Kleinen an: „Früher haben wir immer alle Teilnahmebescheinigungen vor einem Seminar ausgedruckt. Wenn Teilnehmer diese nicht benötigten oder nicht anwesend waren, wanderten sie in den Müll.“ Inzwischen generieren sich die Seminarteilnehmer die Teilnahmebescheinigung bei Bedarf über den Webbrowser einfach selbst – ohne Papiermüll und ToDos in der Verwaltung. 

Automatisierungen sorgen für Sicherheit bei Pflichtqualifikationen

Ebenfalls ganz ohne manuelle Bemühungen landet bei allen Führungskräften des Stuttgarter Klinikums einmal monatlich ein digitaler Qualifikationsbericht ihres Teams. Darin sehen sie unter anderem, welche Pflichtqualifikationen bald ablaufen. 

Das sorge für deutlich mehr Bewusstsein für die Relevanz des Themas, berichtet Frau Beck: „Führungskräfte melden sich aktiv bei uns, falls sie Ungereimtheiten entdecken.“ Das sorgt gerade bei rechtlich heiklen Themen wie den Pflichtqualifikationen für Sicherheit – und erfreut die Compliance-Abteilung. 

Digitale Seminarverwaltung ist Grundlage für Bildungskatalog

Ganz ohne Papier geht es aber selbst am Klinikum Stuttgart nicht. Da nicht alle Mitarbeitende über einen eigenen PC-Arbeitsplatz verfügen, gibt es das Seminar- und Schulungsangebot der Akademie auf Wunsch der Belegschaft nach wie vor in Katalogform. „Tatsächlich setzen sich einige Kollegen hin und blättern den Katalog durch. Die Anmeldung ist dann aber natürlich online“, erklärt Frau Kolbe das Vorgehen.

Mehr Freiheit und weniger Kosten gibt’s aber selbst hier: Zum einen benötigt das Klinikum dank digitalem Bildungsportal statt 2.000 Exemplaren nur rund 500 Bildungskataloge. Zum anderen erstellen Frau Beck und Frau Kolbe den Katalog mithilfe eines Berichts direkt in easySoft, wo alle Schulungsangebote gepflegt sind. Danach geht der Bildungskatalog direkt in den Druck – der aufwendige Prozess mit einer externen Agentur und etlichen Abstimmungen entfällt.