Zwei Standorte, insgesamt rund 420 Auszubildende, viele Fort- und Weiterbildungsteilnehmer, ein Ziel: Menschen begeistern. So könnte es klingen, wenn man das DRK-Bildungszentrum Düsseldorf in einem Satz beschreiben müsste. 

Im Lauf ihrer 40-jährigen Geschichte haben sich die Düsseldorfer einen exzellenten Ruf als Bildungsanbieter im Gesundheitswesen erarbeitet. Fachkräfte aus dem gesamten deutschsprachigen Raum reisen an den Rhein, um ihr Wissen am DRK-Bildungszentrum zu erweitern. 

In Kombination mit den Ausbildungsgängen an der Pflege- und Rettungsdienstschule, die teilweise alle vier Wochen starten, ergibt sich eine Menge Verwaltungsaufwand. Denn bei jedem Ausbildungs- oder Kursstart müssen die Kontaktdaten der Teilnehmenden erfasst, relevante Dokumente abgelegt und Einladungen verschickt werden.

Software zur Bündelung aller Daten gesucht

“Das Problem war, dass jeder mit irgendeiner Exceltabelle gearbeitet hat,” berichtet Ralf Nickut, Gesamtleiter des DRK-Bildungszentrums. Wer Daten benötigte oder etwas dokumentieren wollte, erledigte das schnell selbst. „Menschen sind wie Wasser und suchen sich ihren eigenen Weg,“ beschreibt Nickut das Phänomen. Das Problem: haufenweise Dubletten, doppelter Aufwand und viele Informationen, die lokal isoliert und damit nicht auffindbar waren. 

Eine Softwarelösung musste her, die alle Bildungsbereiche der Düsseldorfer abdeckt und die Daten an einer Stelle sammelt. Mit dem Einsatz von easySoft erhoffte sich Ralf Nickut eine deutlich höhere Steuerbarkeit: „Die Software ist wie ein Kanal: Da fließt das Wasser nicht rechts und nicht links, sondern genau dorthin, wo wir es haben wollen.“

Früher ausgebucht dank Ampel-Anzeige

Die Einführung von easySoft macht sich bereits bei der Veröffentlichung des Ausbildungs- und Seminarangebots bemerkbar. Einmal im System angelegt, steht ein Kurs danach nahtlos im Internet zur Anmeldung bereit – ohne manuellen Übertragungsaufwand. 

Gleichzeitig registriert das System alle eingegangenen Anmeldungen und gleicht sie mit den vorhandenen Plätzen ab. Eine Ampel-Anzeige signalisiert daraufhin, wie viele Plätze noch verfügbar sind: Gibt es nur noch wenig Platz, springt die Ampel auf gelb, ist der Kurs ausgebucht, leuchtet sie rot. Das hat einen spürbaren Effekt: „Die Leute merken, dass sie sich mit der Anmeldung beeilen müssen. Dadurch sind unsere Kurse früher ausgebucht,“ berichtet Nickut.

Wichtige Dokumente liegen rechtzeitig vor

Viele Fleißaufgaben lassen die Düsseldorfer inzwischen vollständig von der Software erledigen. Unter anderem werden alle Teilnehmer automatisch drei Monate vor dem Kurs daran erinnert, ein aktuelles Führungszeugnis hochzuladen. „Bei vielen Ausbildungen bewerben sich die Teilnehmenden schon sechs Monate oder früher im Voraus. Das Führungszeugnis darf aber nicht älter als drei Monate sein“, erklärt Daniel Piel, Schulleiter der Rettungsdienstschule, den Hintergrund. „Da ist es nur menschlich, dass man das auch mal vergisst. Für uns ist das Dokument aber wichtig und die Erinnerung eine gute Hilfe.“

Automatische Einladung reduziert Storno-Rate

Kurz vor Kursbeginn erhalten zudem alle Teilnehmenden eines Kurses die finale Einladung mit allen wichtigen Infos – voll automatisch. Da die Seminare und Ausbildungen der DRK-Bildungszentrum sehr gefragt sind, melden sich viele bereits weit im Voraus an. Die Einladung ist eine wichtige Erinnerung kurz bevor es losgeht. „Weil Anmeldung und Kursbeginn oft so weit auseinanderliegen, hatten wir eine hohe Storno-Rate – die Leute haben das manchmal einfach vergessen“, berichtet Nickut. „Die automatische Einladung reduziert die Absagequote und trägt positiv zum Ruf unserer Einrichtung bei. Die Leute sind dankbar über diesen Service.“ 

Bessere Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern

Mehr Service bietet die hauseigene Rettungsdienstschule auch ihren Auszubildenden und Kooperationspartnern. Per App oder Browser wissen die Auszubildenden jederzeit, wann sie wo sein müssen. Besonders bei den praktischen Einsätzen ist es hilfreich, wenn den Schülern klar ist, wo sie sich am ersten Tag melden sollen. Schulleiter Daniel Piel gefällt außerdem, dass Infos zu speziellen Anforderungen wie Kleidung auf diesem Weg besser ankommen: „Die Azubis sind vorbereitet und haben weniger Rückfragen an uns.“

Die verbesserte Kommunikation wissen auch die Kooperationspartner zu schätzen. „Wir haben den Status erreicht, dass viele Kooperationspartner uns schon ein Jahr im Voraus informieren, wann sie welche Kapazitäten für unsere Auszubildenden haben“, freut sich Piel. Möglich ist das durch einen sauberen, standardisierten Prozess. Alle Kooperationspartner bekommen per Serienbenachrichtigung rechtzeitig ein Formular mit Namen, Kontaktdaten und wichtigen Infos zu den Auszubildenden. Das zahle sich aus, erklärt Daniel Piel: „Unsere Kooperationspartner wissen, dass sie sich auf das DRK-Bildungszentrum verlassen können.“

Ergebnis ist Einführungsaufwand wert

Der Funktionsumfang und die Möglichkeiten der Software haben aber auch ihren Preis, betont Ralf Nickut: „Bei unserer Größe benötigt man mindestens zwei Personen, die sich intensiv mit dem System beschäftigen.“ Besonders im Einführungsprozess seien viele konzeptionelle Überlegungen und Softwareanpassungen nötig. Die Mühe lohne sich aber: „Wir verbessern uns immer weiter, weil viele Automatisierungen uns den Verwaltungsaufwand im laufenden Betrieb abnehmen.“