Online-Berichtsheft: Seit eineinhalb Jahren dürfen Auszubildende ihr Berichtsheft online führen. Was hier zu beachten ist.

Online-Berichtsheft: Wie unterscheidet sich der elektronische Ausbildungsnachweis vom schriftlichen?

Das Berichtsheft am Computer auszufüllen, ist für Lehrlinge schon lange Gang und Gäbe. Allerdings mussten die Berichte lange Zeit noch ausgedruckt werden. Nur in Papierform besaßen die Dokumente Gültigkeit und konnten zum Beispiel bei einer bevorstehenden Prüfung dem Prüfungsausschuss vorgelegt werden. Inzwischen ist das anders.

Seit Oktober 2017 sind Auszubildende berechtigt, ein Online-Berichtsheft zu führen. Das birgt für diese verschiedene Vorteile:

  • Geleistete Wochenstunden können automatisch berechnet werden
  • Ausbildungsrelevante Dokumente können angehängt werden
  • Erinnerungsfunktion bei überfälliger Berichtsheftführung

Online-Berichtsheft: Vorteile für Unternehmen

Auch für Unternehmen liegen die Vorteile eines Online-Berichtsheftes, das auch in die Ausbildungssoftware von easySoft integriert ist, auf der Hand. Ausbilder können zeit- und ortsunabhängig auf die Online-Berichtshefte zugreifen und nicht nur dann, wenn sie ihnen physisch vorliegen. Das verschafft ihnen einen besseren Überblick über den Ausbildungsverlauf.

Dank einer besseren Lesbarkeit der Einträge – so manche handschriftliche Zusammenfassung war in der Vergangenheit nur schwer lesbar – gelingt die Verwaltung der Berichtshefte außerdem besser und effizienter. Endlich kein mühsames Entziffern lieblos dahingekritzelter Worte mehr.

Online-Berichtsheft: Kommunikation läuft digital

Auch der Austausch mit den Auszubildenden verbessert sich mit einem Online-Berichtsheft. Denn Mentor und Lehrling sind auch dann miteinander verknüpft, wenn der Azubi nicht vor Ort ist und zum Beispiel an der Berufsschule weilt. Dann lassen sich die dokumentierten Ausbildungsinhalte über eine Kommentarfunktion „besprechen“. So kann der Ausbilder dem Auszubildenden beispielsweise digital rückmelden, wo im Berichtsheft noch nachgebessert werden muss.

Und auch die Entwicklung der Auszubildenden lässt sich besser steuern. Dank automatischer Soll-Ist-Vergleiche wissen Ausbilder per Knopfdruck, ob sich ihr Lehrling mit seinen Fortschritten innerhalb der Ausbildungsverordnung bewegt. Besteht Handlungsbedarf, können entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden.

Online-Berichtsheft: So profitieren Berufsschulen und Kammern

Ebenso profitieren Berufsschulen und Kammern von dem Online-Berichtsheft. Vor allem ist der Organisationsaufwand bei der Berichtsheftabnahme deutlich geringer, da die Dokumente via Cloud rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Das ermöglicht eine effiziente Kontrolle und Abnahme der Berichtshefte von mehreren Personen gleichzeitig.

Soweit, so gut. Es gibt aber auch Stolperfallen, die mit dem Führen eines Online-Berichtshefts verbunden sind. Der Gesetzgeber legt Betrieben zum Beispiel auf, dass der Arbeitgeber seinen Lehrlingen die Gelegenheit geben muss, das Online-Berichtsheft am Arbeitsplatz zu führen. Dazu müssen Betriebe passende Endgeräte zur Verfügung stellen.

Stolperfallen beim Führen eines Online-Berichtshefts

Vorsicht: Sein privates Smartphone darf der Lehrling nicht einfach so benutzen, da dieses aus juristischer Sicht durch die geschäftliche Nutzung zum Arbeitsmittel wird. Das heißt für den Arbeitgeber: Kommt es über dieses Gerät zu Schäden oder Rechtsverstößen haftet er.

Da Online-Berichtshefte aber mobil bequem über jedem Browser abrufbar sind, was gerade der jüngeren Generation zusagt, aber nicht jeder Betrieb jedem Azubi gleich ein Firmenhandy spendieren möchte, geht es auch anders. Lässt sich der Betrieb eine Haftungsausschusserklärung vom Lehrling unterschreiben, in der festgehalten wird, dass lediglich die Verantwortung für die entsprechende Berichtsheft-Anwendung übernommen wird, ist das Dilemma gelöst.

Online-Berichtsheft: Wie unterschreiben?

Derweil gelten für Online-Berichtshefte nach wie vor die gleichen Regeln wie für Berichtshefte aus Papier:

  • Ausbildungsnachweise müssen den Inhalt der Ausbildung wiedergeben
  • Dies kann stichwortartig, in Form von Checklisten geschehen.
  • Betriebliche Tätigkeiten, Unterweisungen oder Unterricht sind zu dokumentieren.
  • Die Inhalte des Berufsschulunterrichts sind einzutragen.
  • Ausbilder und Auszubildende bestätigen die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen mit Datum und Unterschrift.

Gerade beim letzten Punkt stand allerdings für viele Betriebe lange die Frage im Raum, wie der elektronische Ausbildungsnachweis von Ausbildung und Lehrling rechtswirksam unterzeichnet werden kann. Auch hier gibt es inzwischen Lösungen. Stichwort: Digital Signing. Online-Berichtshefte können statt mit der Hand auch digital signiert werden. Die entsprechende Funktion ist in vielen Softwarelösungen integriert. Innerhalb easySoft. Publish können Auszubildende zum Beispiel alle Inhalte nach den vorgegebenen Kriterien dokumentieren und diese ihrem Ausbildungsverantwortlichen automatisch zur Genehmigung weiterleiten. Dieser hat die Möglichkeit die Dokumentation frei- oder zur Korrektur zurückzugeben und sieht, welche Ausbildungsnachweise aktuell überfällig sind. Das Führen eines Berichtsheftes sind keine lästige Papierarbeit mehr, sondern ganz „easy“.