Wer als Azubi oder dualer Student bei einem globalen Player anheuert, freut sich über die Chance, auch mal in einer Dependance im Ausland arbeiten zu können. Für die Personalverwaltung wäre das allerdings ohne eine passgenaue Software-Lösung ein kaum zu meisternder Spagat.

Überblick in punkto Ausbildung wahren

In einem global agierenden Unternehmen ist es kein leichtes Unterfangen, den Überblick in punkto Ausbildung zu behalten. Was die Sache noch komplizierter machen kann: Wenn die Azubis oder duale Studenten Teile ihrer Ausbildungszeit nicht nur in den verschiedensten Bereichen und Abteilungen an einem Standort verbringen, sondern in verschiedenen Dependancen in verschiedenen Ländern.

Den Azubis und Studenten bescheren die regelmäßigen Auslandseinsätze Lebenserfahrung, Sprachpraxis und eine gute Portion Selbstständigkeit. Der HR Abteilung, die die Ausbildung steuert, würden sie allerdings mindestens genauso viel Aufwand bescheren, gäbe es da nicht passgenaue Software Anwendungen. In ihnen können Bewertungen, Berichtsheft und Einsatzpläne an zentraler Stelle abgelegt und gepflegt werden – ganz egal, wo sich der Azubi oder duale Student gerade befindet.

Self Service Funktionen reduzieren Administrationsaufwände

Über Self Service Funktionen tragen die zuständigen Ausbildungsbeauftragten außerdem alle aktuellen Informationen einfach selbst ein. Über einen personalisierten Zugriff erhalten auch die Azubis und Studenten Zugriff. So können sie ihr Berichtsheft abrufen und online pflegen. Auch ihr Einsatzplan steht auf Knopfdruck zur Verfügung.

Dank einem solchen digitalen System zum Ausbildungsmanagement macht es für Human Ressources Manager keinen wesentlichen Unterschied, ob sie Auszubildende, Trainees und Studenten aus unterschiedlichen Fachrichtungen oder in unterschiedlichen Theorie- und Praxisphasen an ein- und demselben oder an unterschiedlichen Orten betreuen. (Mehr zum Thema Employee Self Service: Der Arbeitnehmer ist König)

Jede Phase der Ausbildung wird dokumentiert

Human Ressources Manager behalten stets den Überblick über den Status quo. Jede Phase der Ausbildung wird zuverlässig dokumentiert und Informationen über den aktuellen Stand sind jederzeit einheitlich und aktuell abrufbar.

Das betrifft die folgenden Bereiche:

  • Lehrplan- und Curriculum-Verwaltung
  • Einsatz- und Praktikumsplanung
  • Abwesenheiten und Fehlzeiten
  • Erstellung von Beurteilungen und Leitungsnachweisen
  • Automatische Einsatzplanung
  • Dokumentation von Krankheits- und Urlaubstagen
  • Publikation relevanter Informationen via Intranet, Internet oder App
  • Integrierter Berichtsgenerator für individuelle Berichte und Auswertungen
  • Stundenplanung mit Dozentenabrechnung

Globales Ausbildungsmanagement ohne jede Sprachbarriere

Damit zuständige Personalabteilungen und Auszubildende in anderen Ländern nicht mit Sprachbarrieren zu kämpfen haben, so lange sie das Ausbildungsmanagement für entsandte Azubis übernehmen, lässt sich das dazugehörige Tool auch in andere Sprachen wie Englisch transferieren.

Damit können Unternehmen getrost auf das sonst übliche Hin- und Herschicken umständlicher Excel-Tabellen verzichten, in denen die im Mutterhaus benötigten Inhalte für die Ausbildungsakte vermerkt werden und von Hand ins Ausbildungsmanagement-Tool übertragen werden müssen. Mit Anwendungen wie easysoft. Education geht dieser Prozess wesentlich flexibler und anwenderfreundlicher über die Bühne.

Berichtshefte online versenden

Damit aber nicht genug. Auch an anderer Stelle entlastet eine HR Software Personalmanager von administrativen Aufwänden. Statt zum Beispiel alle Berichtshefte auszudrucken und an die zuständige IHK zu schicken, können die Digitalen Berichtshefte auch per Knopfdruck über das WWW verschickt werden. Zwar wird das Verfahren noch nicht von jeder IHK akzeptiert. Doch es dürfte nur eine Frage der Zeit sein, bis es soweit ist.

Mit der Software lassen sich überdies einzelne Workflows im Anwenderunternehmen eins zu eins abbilden. Sie ist so aufgebaut, dass sie sich problemlos an vielen Stellen individuellen Kundenbedürfnissen anpassen lässt.

Alle Prozesse des Ausbildungsmanagement im Griff

So können Organisationen alle internen Prozesse über verschiedene Standorte hinweg abbilden und managen. So lassen sich zum Beispiel interne Bewertungssysteme problemlos in der Software abbilden. Das ist z. B. dann nützlich, wenn es um die Frage der Übernahme der Azubis geht. Die Bewertung des Azubis in der Software dient als gute Entscheidungsvorlage, ob und in welchem Bereich die Übernahme sinnvoll ist.
Unterm Strich lassen sich damit erhebliche Zeitvorteile realisieren. Und damit kann das Personalmanagement bei dem Thema globale Ausbildung mehr als gelassen bleiben.

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