Skillmanagement ist ein wichtiger Baustein in der Personalentwicklung. Im Kern geht es darum, Mitarbeiter passend zu ihren Talenten und Fähigkeiten im Betrieb einzusetzen. Hier eine Zusammenfassung was es dabei zu beachten gibt und welche Tools helfen.

Warum Skill Management immer wichtiger wird

Fast die Hälfte der deutschen Betriebe bekommt inzwischen die Auswirkungen des Fachkräftemangels zu spüren. Das ist das Ergebnis einer Erhebung des Instituts der Deutschen Wirtschaft (IW) aus Köln. Besonders betroffen sind mittelständische Unternehmen.

Was können Unternehmenslenker und vor allem HR-Abteilungen dem entgegensetzen? Die einzig logische Antwort darauf lautet:  Sie müssen sich für ihre Mitarbeiter so attraktiv wie möglich machen. So locken sie neue an und binden die bestehende Belegschaft.

Was ist Skill Management? Eine Defintion.

Dazu gehört unter anderem ein systematisches Skillmanagement. Was ist das genau?

Der Fokus des Skillmanagements liegt auf dem Wissen und den Fähigkeiten der Mitarbeiter, die es systematisch zu managen gilt. Das beginnt bereits bei der Personalauswahl, betrifft aber auch die Bereiche der Personalentwicklung und des gezielten Personaleinsatzes. Damit ist Skillmanagement eine Kernaufgabe des Personalbereichs.

Ziel ist es, die Skills eines jeden Mitarbeiters perfekt zu kennen und ihn von Anbeginn an passgenau zu seinen Fähigkeiten einzusetzen und weiterzuentwickeln. Der Mitarbeiter bearbeitet auf diese Weise jeweils Aufgaben, in denen er sich „perfekt zuhause fühlt“ und bekommt Chancen, sich innerhalb des Unternehmens optimal gemäß seiner Stärken weiterzuentwickeln. Der Effekt: Eine stärkere Zufriedenheit. Dadurch entsteht Bindung.

Vorteile des Skillmanagements für Arbeitgeber

Für den Arbeitgeber liegt der Vorteil eines ausgeklügelten Skillmanagements auf der Hand: Aufgaben werden immer perfekt ausgeführt, weil jede Person im Betrieb am richtigen Ort eingesetzt ist. Auch das stärkt Bindung. In diesem Fall die auf der Seite der Kunden. Immerhin können sich Konsumenten eines Produkts oder einer Dienstleistung auf eine stets gleichbleibende oder steigende Produktqualität verlassen und halten dem Anbieter deshalb die Treue.

Was theoretisch so gut klingt, ist in der Praxis mit einem strukturierten Prozess auch ebenso gut umzusetzen. Los geht’s mit einer „Standortbestimmung“ innerhalb des Unternehmens. Dazu werden alle Rollen und Funktionen bestimmt, die für die Organisation unverzichtbar sind.

Skillmanagement: Die richtige Vorgehensweise

Diesen werden die Skills zugeordnet, die für die einzelnen Rollen und Funktionen relevant sind. Hieraus leitet HR Anforderungsprofile, so genannte Soll-Profile, für jede Rolle und Funktion ab und bildet für jedes Profil die erforderlichen Fertigkeiten auf einer Skala ab. Parallel schätzen die Mitarbeiter ihre eigenen Fähigkeiten ebenfalls auf einer Skala ein. So entstehen Ist-Profile.

Durch einen Abgleich von Ist- und Sollzustand gelingt es, Personalentwicklungsbedarfe zu eruieren und Mitarbeitern exakt die Maßnahmen zuzuordnen, die sie für die perfekte Ausführung ihrer Tätigkeit benötigen.

Das kann durch verschiedenste Lernangebote geschehen:

  • Training-on-the-job
  • Seminare
  • Coaching
  • Blended Learning
  • E-Learning

Kontinuität ist unverzichtbar

Es versteht sich von selbst, dass von einem angemessenen Skillmanagement nur die Rede sein kann, wenn dieser Prozess kontinuierlich fortgeführt wird. Kommt es zu Nachlässigkeiten, ist die Gefahr groß, dass die Kompetenzen der Mitarbeiter veralten und Aufgaben nicht mehr mit voller Kraft bewältigt werden können.

Geschieht das über einen längeren Zeitraum, kann das mit wirtschaftlichen Verlusten einhergehen: Irgendwann leidet die Produktqualität, der Wettbewerb zieht an dem Unternehmen vorbei und Kunden wenden sich ab.

Wettbewerb in den Märkten steigt

In unserem schnelllebigen Digitalzeitalter geschieht das leider rasanter, als manchem Unternehmenslenker lieb ist: Nie veraltete Wissen schneller, nie war der Konkurrenzdruck in den globalen Märkten stärker und nie wurden Betriebe schneller vom Wettbewerb überholt, wenn nicht gar überrollt.

Davor sind selbst die Big Player unserer Zeit nicht gefeit. Immer wieder geriet zum Beispiel IT-Gigant Apple in den letzten Jahren wegen seiner angeblich nachlassenden Innovationskraft in die Schlagzeilen und damit mächtig unter wirtschaftlichen Druck.

Kursstürze an den Börsen waren die Folge, enttäuschte Kunden wendeten sich dem Wettbewerb zu, ganze Märkte drohten wegzubrechen. Große Konzerne können solche Flauten dank ihrer enormen Liquidität aber über eine gewisse Zeit abfedern. Was allerdings passiert, wenn dieses Los mittelständische Unternehmen trifft, ist an drei Fingern abzählbar…

Skillmanagement: Welche HR Software dabei hilft

Ebenso an drei Fingern abzählbar ist, dass ein nachhaltiges und kontinuierliches Skillmanagement kaum funktionieren wird, wenn HR dieses manuell und höchstens unter Zuhilfenahme von Excel-Listen bewältigen will. Das ist nervenaufreibend, zeitaufwendig und ein wahrer Ressourcenfresser.

Gut zu wissen, dass es dafür inzwischen hochfunktionale Software-Lösungen wie die von easySoft gibt, mit denen sich das Skillmanagement im Unternehmen von A bis Z organisieren lässt. Die Funktionen unterstützen HR-Verantwortliche dabei, Mitarbeiter gemäß ihrer Skills einzusetzen und Personalentwicklungsbedarfe frühzeitig zu erkennen.

Dazu lassen sich im System Soll-Profile und unternehmensspezifische Kompetenzmodelle frei konfigurieren und auf Knopfdruck mit dem Ist-Status abgleichen. Das Programm informiert in einem grafischen Ampelschema über fehlende oder zu wiederholende Trainings und auszuprägende Kompetenzen.

Integrierter Berichtsgenerator mit automatischen Analysen

Daraufhin kann HR die betreffenden Mitarbeiter zu internen Maßnahmen einladen. Die neu erworbenen Qualifikationen werden dem jeweiligen Mitarbeiterprofil automatisch zugeordnet. Mit einem integrierten Berichtsgenerator sind übergreifende Auswertungen möglich, so dass die Personalabteilung stets den Überblick über den Status Quo behält.

Neben einem Spinnennetzdiagramm für Soll-Ist-Vergleiche ist über das Tool jederzeit eine

Übersicht über die Entwicklung der Mitarbeiter, der Bewerberzahlen und die Auslastung der einzelnen Fachbereiche abrufbar. Fazit: Mit der richtigen Lösung ist Skillmanagement eine Sache von wenigen Mausklicks und die Wirtschaftskraft des Unternehmens wird es HR danken!