Prozessoptimierung innerhalb und außerhalb von HR

Die Personalabteilung ist meist für alle Bereiche des Unternehmens zuständig. Dadurch wird oft viel Zeit dafür verwendet wiederkehrende Fragen in allen Abteilungen zu klären. Viele HR-Teams klagen daher über chronischen Zeitmangel, durch wiederholte, zeitraubende Tätigkeiten im Arbeitsalltag, die dazu führen, dass Themen wie Talentmanagement und Personalentwicklung zu kurz kommen. Durch veränderte Prozesse können eingefahrene Abläufe jedoch optimiert werden und so Zeitfresser erkannt und gebannt werden.

Prozessmanagement ist in den meisten Unternehmen bereits im Einsatz. Nur in den Personalabteilungen hat es bisher einen schweren Stand. Das liegt vor allem daran, dass die Welt des Personalwesens extrem umfangreich ist. Hier ist es wichtig, dass die anderen Unternehmensbereiche miteinbezogen werden.

Folgende Fragen geben Ihnen ein Gefühl dafür, ob Prozessmanagement für Ihre HR-Abteilung sinnvoll wäre:

• Brauchen Sie viel Zeit, um Fragen von anderen Abteilungen und deren Mitarbeiter zu beantworten, die Sie schon oft beantwortet haben?
• Geben Sie regelmäßig Formulare, Vorlagen, Informationen weiter?
• Sollen Sie uneffektive Prozesse in anderen Abteilungen optimieren?
• Sie koordinieren Bewerbungen, Einladungen und Personen, am besten auch noch ohne passende Softwarelösung?
• Sie planen die Mitarbeitergespräche für andere Abteilungen, damit sie am Ende des Jahres von allen das Feedback vorliegen haben?

Durch eine Prozessoptimierung Ihrer und anderer Abteilungen, können Sie einige Aufgaben besser verteilen und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. So schaffen Sie Zeit und Freiraum für Talententwicklung, Kompetenzerfassung und –förderung, Stellenbeschreibungen oder das Anwerben von qualifizierten Mitarbeitern. Die Liste wichtiger Aufgaben ist lang.

Als erstes sollten Sie dabei darauf achten, Aufgaben, die eigentlich gar nicht in der Personalabteilung erledigt werden müssen oder sollten, wieder in ihre ursprünglichen Bereiche zurückzugeben. Diese Neuverteilung führt selten zu höherer Arbeitsbelastung, allerdings werden Prozesse und Aufgaben dadurch klarer und effektiver. Der Einsatz von Personalsoftware, zur Talententwicklung, Ausbildungsverwaltung, Kompetenzmanagement und Fortbildungsorganisation kann zusätzlich viele Aufgaben abnehmen und Fehler reduzieren.
Durch die abteilungsübergreifende Optimierung haben Sie viele Vorteile:

• Klar definierte Worklflows, dadurch weniger Fehler
• Mitarbeiter außerhalb der Personalabteilung können gewisse Aufgaben selbstständig lösen
• Prozesse und Dokumente sind durch das ganze Unternehmen hinweg transparent

Prozessoptimierungen müssen aber nicht immer nur der eigenen Abteilung helfen. Durch die Prozesse wird die Arbeit in vielen Abteilungen effektiver, allein schon, weil sie nicht mehr auf Antworten anderer Akteure warten müssen, um Aufgaben zu erledigen.