Professionelles Onboarding für neue Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter sollte man nicht einfach in das kalte Wasser werfen. Ein professionelles Onboarding ist der beste Weg, um Neueinstellungen nicht nur in das Unternehmen und die Aufgaben einzuweisen, sondern auch Ziele für die jeweiligen Aufgabenbereiche festzulegen. Zumeist ist es ein monatelanger Prozess, dessen Ziel die Integration der Menschen in das Unternehmen und die Steigerung der Produktivität ist.

Der Begriff „Onboarding“ erinnert nicht von ungefähr an Flug- oder Schiffsreisen. Auch hier braucht man Betreuung, um das richtige Gate zu finden, einzuchecken oder auch im Flugzeug oder an Bord des Schiffes stets versorgt zu sein. Diese Betreuung gibt Sicherheit und sorgt dafür, dass die Passagiere sich wohlfühlen.

Dasselbe gilt für einen neuen Job. Auch hier prasseln meist viele Eindrücke auf die Einsteiger ein und Sie sind froh über jede Unterstützung, die Sie dabei erhalten. Der Onboarding-Prozess ist in keinem Fall ungenutzte Zeit, sondern äußert sich in der Produktivität. Denn unerfüllte Erwartungen oder Enttäuschungen werden bereits im Vorfeld vermieden.

Wer darauf verzichtet kann mit verschiedenen Problemen konfrontiert werden: Führungskräfte, die ihre Angestellten nur von einem Vorstellungsgespräch oder den Bewerbungsunterlagen kennen, regieren zum Teil enttäuscht, wenn der Mitarbeiter nach wenigen Wochen noch nicht so produktiv ist, wie erwartet. Der neue Mitarbeiter dagegen hat eventuell hohe Erwartungen an sein neues Aufgabenfeld und ist frustriert, wenn er nach einiger Zeit immer noch keine Projekte zugewiesen bekommen hat oder erforderliches Arbeitsmaterial fehlt. Beides lässt Potential ungenutzt und senkt damit oft die Produktivität.

Am besten startet das Onboarding am ersten Arbeitstag. Um darauf vorbereitet zu sein, sollten bestimmte Dinge bereits im Vorfeld geklärt sein.

Formulare wie der unterschriebene Arbeitsvertrag sollten bereits vorliegen, Unterlagen wie Datenschutzerklärung und weitere sollten ebenfalls schon vorbereitet sein. Auch Utensilien wie Zeiterfassung, Zutrittskarte oder Schlüssel sollten bereits vorliegen.

Zudem sollten alle Mitarbeiter, die in den Onboarding-Prozess eingebunden sind, bereits mit ihren Aufgaben vertraut sein. Vor allem bei einem Paten- oder Buddysystem sollten die verantwortlichen Kollegen wissen, wie und wo sie den neuen Mitarbeiter unterstützen sollen.

Natürlich sollte auch der Arbeitsplatz bereits eingerichtet bereit stehen – und zwar mit allen nötigen Arbeitsmitteln. Dazu gehören auch eine aktive Emailadresse, Telefon(durchwahl), Visitenkarten und Büromaterialien.

Eine große Hilfe für das neue Teammitglied ist es auch, wenn ihm bereits Im Vorfeld oder am ersten Tag Informationen über den Ablauf der ersten Tage gegeben werden. Eckdaten seiner Termin, welche Aufgaben er bis wann oder in welcher Reihenfolge erledigt haben sollte, etc.

Relevante Unterlagen wie Geschäftsberichte, Produktinformationen, Unternehmensleitbild oder Corperate Identity sollten dem Mitarbeiter ebenfalls bereits am ersten Arbeitstag zur Verfügung stehen. Entwerfen Sie doch einen Begrüßungsordner, den Mitarbeiter an ihrem ersten Tag auf dem Schreibtisch stehen haben. Dort finden diese dann alle wichtigen Unterlagen und können bei Bedarf alle Informationen nachschlagen, ohne lange zu suchen.
Achten Sie zudem immer darauf den Onboarding-Prozess Ihrem Unternehmen anzupassen, nur so kann  das Programm funktionieren und Sie bleiben dabei authentisch

Im Laufe der ersten Arbeitswoche sollten Sie den Mitarbeiter dann durch das Unternehmen führen und ihm auch seine Kollegen vorstellen. Bei einem Patenprogramm übernimmt diese Aufgabe oft der zugeordnete Pate. Außerdem sollte der Kollege in die Unternehmenskultur eingebunden werden. Wenn sich im Unternehmen alle duzen, wäre es seltsam, wenn er oder sie die anderen Mitarbeiter noch mit „Sie“ anspricht. Auch Kleinigkeiten wie wann und wo Kaffee- oder Mittagspause gemacht wird, ob gemeinsam gegessen wird oder ähnliche Dinge sollten zeitnah vermittelt werden. Natürlich darf auch die Arbeit nicht in den Hintergrund geraten. Binden Sie neue Mitarbeiter von Beginn an in Aufgaben ein, so werden diese sich am schnellsten einarbeiten und Sie produktiv unterstützen.

Ein ganz wichtiger Faktor kommt noch einmal nach einigen Monaten zum Tragen: Das Feedback. Die beste Einarbeitungsphase hilft Ihnen nicht weiter, wenn Sie danach ihren Nutzen nicht evaluieren. Hat das Buddyprogramm dem neuen Mitarbeiter bei der Eingewöhnung geholfen? Was hätte er sich noch gewünscht oder wo fühlte er sich besonders gut aufgehoben? Vereinbaren Sie nach einem gewissen Zeitpunkt ein Feedbackgespräch mit Ihrem neuen Mitarbeiter und lassen Sie sich seine Erfahrungen schildern. So können Sie Ihren Onboarding-Prozess mit jedem Mal weiter optimieren, das Teamgefühl intensivieren und die Produktivität des ganzen Unternehmens stetig steigern.