HR Software auswählen und einführen: 6 Expertentipps

HR Software ist nicht gleich HR Software. Der Markt bietet eine unüberblickbare Zahl an Systemen, die sich in ihren Funktionen massiv voneinander unterscheiden. Das kann HR Verantwortliche bei der Auswahl eines Systems schon mal zur Verzweiflung bringen. Mit den folgenden 6 Expertentipps gelingt die Auswahl und Einführung einer HR Software aber ganz einfach.

1. Passgenaue Workflows sollten es schon sein

Das A und O bei der Auswahl einer HR Software: Deren Funktionen sollten die Workflows des Anwenderunternehmens eins zu eins abbilden. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass User auf ergänzende Tools ausweichen müssen, die im schlimmsten Fall nicht mit dem Core-HR-System interagieren. Dann müssen Daten doppelt und dreifach eingegeben, korrigiert und gelöscht werden. Das nervt und kostet Zeit.

So ist es ratsam, vor der Auswahl einer HR Software die wichtigsten Anwendungsfälle und Workflows im eigenen Unternehmen genau definiert zu haben. Anhand dieser Anforderungen können die jeweiligen Anbieter ihre Lösungen präsentieren. Das schafft enorme Transparenz bei der Bewertung der Anbieter.

Eine passgenaue Software erfasst alle Arbeitsabläufe eins zu eins. Die Dateneingabe erfolgt einmal in einer zentralen Eingabemaske. Dann werden die Informationen automatisch an allen relevanten Stellen innerhalb der Software hinterlegt. Einfacher geht’s nicht.

Ein Beispiel: Ist etwa der hausinterne Recruiting Prozess einmal in der HR Software mit allen Phasen und Kriterien definiert, geht alles reibungslos und schnell. Bewerber hinterlegen ihre Daten bei der Bewerbung über ein Online-Formular direkt im Bewerbermanagementsystem, das automatisch eine Bewerberakte anlegt. Ist ein Bewerber eingestellt, wandern dessen Daten automatisch in die Personalakte.

2. Ergänzende Module

Es gibt HR-Software-Anbieter, die eine Komplettversion in petto haben. Diese muss vom Anwender in Gänze gekauft werden. Und das völlig unabhängig davon, ob dieser wirklich alle Funktionen benötigt. Doch nur in den seltensten Fällen sind Komplettsoftwarelösungen zu 100 Prozent passgenau. In der Folge hat der Anwender entweder zu viele oder zu wenige Funktionen eingekauft.

Anders verhält es sich, wenn HR-Abteilungen auf HR Software-Lösungen zurückgreifen, die in Modulen vorliegt. Module sind kleine Funktionseinheiten einer IT-Lösung, die unabhängig voneinander eingesetzt werden. Sie können aber auch genauso leicht miteinander gekoppelt werden.

So kann sich das Anwenderunternehmen genau die HR-Lösung zusammenstellen, die zu den eigenen Ansprüchen passt. Ändern sich die Bedürfnisse, können Module leicht wieder abgekoppelt und neue hinzugefügt werden. So lässt sich die eingesetzte Recruiting Lösung zum Beispiel ganz einfach um Tools zum Seminar- oder Bildungsmanagement oder zur gezielten Personalentwicklung ergänzen.

3. Mobile First

Die moderne Welt ist nicht nur digital, sondern auch in höchstem Maße mobil. Junge Arbeitnehmer sind daran gewöhnt, dass sie in den verschiedensten Lebensbereichen praktisch alles per App managen können. Egal, ob es dabei um das Abwickeln von Bankgeschäften, das Buchen von Reisen oder das Erledigen des Wochenendeinkaufs geht.

Umso wichtiger ist es, dass Arbeitgeber zum Beispiel im Ausbildungsmanagement zeigen, dass sie auf der Höhe der Zeit sind. Mit einer App für die eigenen Azubis oder Werksstudenten zum Beispiel. Über die App können diese anstehende Termine wie praktische Einsätze oder Veranstaltungen einsehen. Zu jedem Eintrag stehen ihnen außerdem wissenswerte Detailinformationen zur Verfügung.

Per App können die Auszubildenden außerdem rechtzeitig über wichtige Änderungen oder ergänzende Hinweise informiert werden (mehr dazu in unserem Blogbeitrag Ausbildung: Per App immer im Bilde).

4. Datenschutz und IT Sicherheit

Die IT-Sicherheit ist ein ganz zentrales Thema, wenn es um die Auswahl einer HR Software geht. Immerhin hantieren Personalverantwortliche Tag für Tag mit sensiblen personalbezogenen Daten. Hier ist es entscheidend, dass sich Cloud-Lösungsanbieter dem Schutz von Daten verpflichtet fühlen. Dem sollten sie mit einem umfassenden Sicherheitskonzept Rechnung tragen. Eine Zertifizierung nach der DIN Norm ISO 9001 bürgt für größtmögliche Sicherheit.

Ebenso sollten Anwender darauf achten, dass sie die eingesetzte Software bei der Einhaltung der Datenschutzgesetzgebung unterstützt. Zum Beispiel, indem sich innerhalb der Tools Löschfristen bestimmter Daten definieren lassen, die dann gesetzeskonform zum Stichtag automatisch aus dem System eliminiert werden. Außerdem sollten sich innerhalb einer HR Software die Zugriffsrechte verschiedener Nutzer individuell verwalten lassen. So kann sichergestellt werden, dass jeder Anwender im Einklang mit dem Gesetz auch wirklich nur das sieht, was für seine Augen bestimmt ist.

5. Support

Auch beim Support sollten Anwenderunternehmen keine Kompromisse machen. Ansonsten stehen sie bei Notfällen allein da. Wünschenswert sind Anwenderschulungen am Anfang und danach ein ganztägiger telefonischer Support, falls bei der Nutzung einmal Probleme auftreten sollten. Es gibt aber auch Hersteller, die zusätzlich einen Online- Support anbieten, der offene Fragen am Monitor beantwortet.

6. Weiterentwicklung

Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer HR Software ist außerdem, dass der Hersteller seine Lösung konsequent weiterentwickeln sollte. Denn nur dann bildet sie veränderte Kundenbedürfnisse zuverlässig ab. Um dies sicherzustellen, laden manche HR Software Lösungsanbieter ihre Anwender sogar eigens zu einer Entwicklungskonferenz ein. Hier steht der nachhaltige Austausch, bei dem neue Ideen für zukünftige Lösungskonzepte entstehen, im Vordergrund.

Fazit: Anwender sollten sich bei der Auswahl einer Software auf keinen Fall allein vom Preis einer Lösung leiten lassen. Im Vordergrund sollte stehen, dass das System alles bietet, was Anwender von ihm erwarten und hoffentlich noch ein kleines bisschen mehr.

Dreh- und Angelpunkt sind individuelle Workflows, passende Funktionen, die leichte Erweiterbarkeit des Systems, dessen Mobiltauglichkeit und die Einhaltung der Vorgaben in Sachen IT-Security und Datenschutz. In diesen Punkten sollten User keine Kompromisse machen. Ansonsten sparen Anwenderunternehmen zwar bei der Anschaffung der Software; mangelhafte Workflows in Kombination mit schlechten Datenschutz- oder Sicherheitseinstellungen werden allerdings mit großer Gewissheit zu einem späteren Zeitpunkt so richtig teuer.