Leistungsgruppen in der Krankenhausreform: Warum das Qualifikationsmanagement jetzt in den Fokus rückt

Die Krankenhausreform ist kein Zukunftsthema mehr, sondern längst Realität. Mit der bundeseinheitlichen Einführung von Leistungsgruppen verändert sich die Krankenhausplanung in Deutschland grundlegend. Was das für die medizinische Versorgung bedeutet, ist vielfach diskutiert. Weniger im Blick steht jedoch, was das für die Dokumentation und Nachweispflichten von Qualifikationen im Krankenhaus bedeutet.

Wer also auch in Zukunft bestimmte Leistungen anbieten will, muss nachweisen, dass das Personal tatsächlich die vorgesehenen Qualifikationen für die angestrebten Leistungsgruppen besitzt.

Welche Aufgaben kommen mit den Leistungsgruppen auf Einrichtungen zu?

Im Rahmen der Beantragung von Leistungsgruppen müssen Krankenhäuser Folgendes belegen können:

• welches fachärztliche Personal in welcher Leistungsgruppe tätig ist, inklusive Facharztnachweis und gegebenenfalls Zusatzweiterbildungen/Schwerpunkten
• Qualifikationsnachweise von weiterem Fachpersonal, z.B. MTR
• ob erforderliche Fortbildungen stattgefunden haben
• in welchem Beschäftigungsumfang die qualifizierten Mitarbeitenden in der jeweiligen Leistungsgruppe eingesetzt werden

Die Einrichtungen müssen diese Daten auf Anforderung der Landesbehörde oder des Medizinischen Dienstes in strukturierter Form vorlegen und mit entsprechenden Dokumenten nachweisen.

Was passiert, wenn Qualifikationen nicht sauber dokumentiert sind?

In der Regel sind die meisten Qualifikationen des Fachpersonals in Kliniken zwar dokumentiert, liegen aber in Papierakten oder teildigitalisiert in Sammel-PDFs. Für die Beantragung von Leistungsgruppen entsteht somit ein erheblicher manueller Aufwand. Im schlimmsten Fall kann eine Leistungsgruppe nicht beantragt oder zugewiesen werden, weil die Qualifikationen nicht passend nachweisbar sind.

Was Kliniken und Krankenhäuser jetzt konkret tun sollten

Viele Einrichtungen haben in den vergangenen Jahren bereits wertvolle Vorarbeit geleistet: in den meisten Krankenhäusern liegen Informationen über das Personal und dessen Qualifikationen vor, weil diese auch für Strukturprüfungen und Zertifizierungsverfahren benötigt werden. Die Herausforderung besteht also weniger darin, bei null zu beginnen, sondern darin, bestehende Informationen vollständig zu digitalisieren, zu verknüpfen und systematisch auswertbar zu machen.

Das bedeutet, dass nicht nur die Anzahl der verfügbaren Fachärztinnen und Fachärzte relevant ist, sondern deren individuelle Nachweise (z.B. Facharzturkunden, Weiterbildungsnachweise). Auch das Einsatzgebiet und der Beschäftigungsumfang muss dokumentiert werden und zusammen mit den Qualifikationen auswertbar sein. Zusätzlich müssen Gültigkeiten und ggf. Wiederholungszyklen von Qualifizierungen nachverfolgbar sein.

Bislang haben Einrichtungen relevante Informationen häufig in getrennten Dokumentationssystemen abgelegt – etwa in der Personalakte, im Fortbildungsmanagement oder im Dienstplansystem. Jetzt müssen sie diese Daten zusammenführen und strukturiert auswertbar machen. So entsteht ein belastbarer und prüfbarer Überblick über die Qualifikationslage im Haus, der den Anforderungen im Rahmen der Leistungsgruppen standhält.

Einrichtungen sollten daher jetzt:

1. Bestehende Personaldaten prüfen: Welche Qualifikationen sind dokumentiert? Welche Nachweise liegen tatsächlich vor und in welcher Form?
2. Nachweise systematisch erfassen: Urkunden und Fortbildungsnachweise sollten individuell zugeordnet, aktuell und elektronisch verfügbar sein.
3. Gültigkeiten und Fortbildungszyklen abbilden: Fristen müssen überwacht und wiederkehrende Qualifikationen rechtzeitig erneuert werden.
4. Struktur schaffen: Qualifikationen sollten mit Einsatzbereichen, Fachzuordnungen, Stellenanteilen und Anforderungen aus den Leistungsgruppen verknüpft sein.
5. Auswertbarkeit ermöglichen: Ein Ampelsystem oder eine vergleichbare Übersicht kann schnell zeigen, ob die personellen Voraussetzungen für eine bestimmte Leistungsgruppe erfüllt sind.

Der Aufwand besteht nicht erst bei der Prüfung, sondern viel früher. Wer jetzt die richtigen Strukturen schafft, gewinnt Zeit, Sicherheit und Handlungsspielraum.

Einladung zum Austausch

Unsere Software unterstützt heute schon viele Häuser dabei, Qualifikations- und Fortbildungsdaten zu strukturieren und wir beschäftigen uns intensiv mit den Anforderungen, die sich aus der Krankenhausreform für das Qualifikationsmanagement ergeben. Wenn Sie uns mitteilen möchten, welche Funktionen, Auswertungen oder Strukturen Sie sich wünschen, freuen wir uns über den Austausch. Denn nur gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden können wir Lösungen schaffen, die in der Praxis wirklich weiterhelfen.

Wir zeigen Ihnen gern, was Sie jetzt schon mit easySoft abbilden können und freuen uns auf den Austausch.

Ihre Meinung zu den Leistungsgruppen

Wir wissen, dass noch nicht alles final geregelt ist und sich viele Prozesse erst im Zusammenspiel mit der Praxis entwickeln. Deshalb interessiert uns besonders, wie Sie die aktuelle Situation einschätzen und welche Anforderungen sich aus Ihrer Sicht aus der Krankenhausreform an ein digitales Qualifikationsmanagement ergeben. Wir sind gespannt auf Ihre Meinung in den Kommentaren.