Vermeiden Sie Fleißarbeit – ganz automatisch. Mit Automate nehmen wir Ihnen Aufgaben ab, die Ihnen im Arbeitsalltag viel Zeit kosten. Jetzt stehen neue Automatisierungsmöglichkeiten und Updates für Sie bereit, von denen viele in enger Zusammenarbeit mit easySoft-Anwendern entstanden sind. 

Im Folgenden stellen wir Ihnen die neuen Möglichkeiten mit jeweils einem Beispiel für die Anwendung vor. Eine detailliertere Beschreibung finden Sie im Downloadbereich des Kundenportals.

Automate Basic – kostenfrei verfügbar

Die Grundversion von Automate nutzen Sie in easySoft 5 ohne zusätzliche Kosten. Zusätzlich zu den bereits verfügbaren Automatisierungen können Sie ab sofort die folgenden Anwendungsfälle abbilden: 

• Medienverleih: Benachrichtigung zu Rückgabeterminen und Fristüberschreitungen
  • Hat z. B. eine Person ein Buch geliehen, dessen Rückgabedatum in Kürze ansteht, erhält dieser Kontakt eine automatische Benachrichtigung (z. B. E-Mail), dass das Buch bald zurückgegeben werden muss. 

• Autom. Aktualisierung von Kontakten mit dem Status “ehemaliger Mitarbeiter”
  • Für Kontakte mit dem Status „ehemaliger Mitarbeiter“ werden laufende Qualifikationen automatisch beendet, indem ihnen in bestimmten Kursen der Teilnahmestatus „Ehemalig“ zugewiesen wird.  

Automate Education und Automate Seminar

• Benachrichtigung von Kursbewerbern bei fehlenden Dokumenten
  • Ist ein für den Kursantritt benötigtes Dokument (z. B. Führungszeugnis) bis zu einer gewissen Frist nicht eingereicht, verschickt Automate eine Nachricht an den entsprechenden Kontakt. Ist der Kontakt nicht erreichbar (z. B. keine Kontaktdaten gepflegt), meldet das System proaktiv das fehlende Dokument. 

• Update: Kursteilnehmer kurz vor Kursbeginn benachrichtigen
  • Neben Berichten können Sie jetzt auch bis zu 10 weitere Anhänge (z. B. Anfahrtsbeschreibung) an die autom. versendete E-Mail angefügen.
  • Die automatischen Benachrichtigungen lassen sich jetzt gezielt über Merkmalsfelder des Kurses steuern. So versenden Sie z. B. basierend auf dem Standort des Kurses unterschiedliche Benachrichtigungen. 

Automate Competence 

• Qualifikationsbedingte Zuordnung von Qualifikationen
  • Auf Basis einer erworbenen Qualifikation ordnet Automate einem Mitarbeiter autom. eine bestimmte Profilqualifikation zu. Erwirbt z. B. eine Mitarbeiterin die Qualifikation “Brandschutz”, erhält sie somit automatisch die Profilqualifikation “Brandschutz”. 

• Update: Automatische Zuordnung von Qualifikationen
  • Merkmalsbasierte Qualifikationszuordnung: z. B. wird eine bestimmte Qualifikation nur Kontakten zugeordnet, die im benutzerdefinierten Merkmalsfeld „Berufsbezeichnung“ den Wert „Arzt“ und zugleich im Feld „Dienstbezeichnung“ den Wert „Innere Medizin“ enthalten.
  • Berücksichtigung von Qualifikation und Qualifikationsstatus: Auch wenn Kontakte z. B. bereits die Qualifikation „Brandschutz“ haben, soll es möglich sein, flexibel zu definieren, ob dennoch eine weitere Qualifikation „Brandschutz“ (z. B. als Profilqualifikation) hinzugefügt werden soll.
  • Außerdem ist es ab sofort möglich, Qualifikationen gezielt nur Vorgesetzten zuzuordnen. 

• Update: Benachrichtigung bei Qualifikationszuordnung
  • Automatische Benachrichtigung für die Personalentwicklung: Personalentwickler erhalten eine automatisierte E-Mail mit einer Liste aller neuen und relevanten Qualifikationszuordnungen, beispielsweise wenn Mitarbeitende ihre Qualifikationen über easySoft Publish selbst pflegen.
  • Optionale Benachrichtigung für Vorgesetzte: Zusätzlich ist es möglich, dass Automate Vorgesetzte informiert, sobald eine Qualifikation einem ihrer Mitarbeitenden über Publish zugeordnet wurde.

Alle Automatisierungsmöglichkeiten stehen im Kundenportal zum Download bereit. Bitte beachten Sie, dass Sie bei bestimmten Automatisierungen eine gültige Automate-Lizenz benötigen.
 

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