Automatisieren Sie Ihre Wartelisten Seminare automatisch auffüllen und Verwaltungsaufwand sparen

Wartelisten folgen meist einfachen Regeln: Wer vorne steht oder sich zuerst angemeldet hat, rückt nach. Genau solche Regeln kann easySoft zuverlässig selbst anwenden. Frei werdende Plätze werden schneller wieder belegt, die Reihenfolge bleibt nachvollziehbar, und Ihr Team kümmert sich nur noch um Fälle, die tatsächlich eine Entscheidung brauchen.

Automatisches Nachrücken nach festen Regeln

Mit der neuen Automate-Spezifikation Automatisches Nachrücken aus der Warteliste (Automate ES 812) nimmt Ihnen easySoft das Überwachen und Nachbesetzen ab. Die Automatisierung prüft für die von Ihnen ausgewählten Seminare, ob die aktuelle Teilnehmerzahl unter dem Maximalwert liegt. Dementsprechend ist es erforderlich, dass beim Kurs eine maximale Teilnehmerzahl hinterlegt ist. 

Automatische Statusänderung mit transparenter Dokumentation

Ist ein Platz frei, ändert sie den Teilnahmestatus der nächsten Person auf der Warteliste automatisch, zum Beispiel von „Auf Warteliste“ auf „Zusage erhalten“. Diesen Status sollten Sie vor dem Start bewusst wählen, da ein Statuswechsel weitere Abläufe in easySoft auslösen kann. Jedes Nachrücken wird als Vorgang beim Kontakt dokumentiert und bleibt somit nachvollziehbar.

Zeitgesteuerte Ausführung nach Ihren Regeln

Ausgeführt wird die Automatisierung zeitgesteuert, z. B. mehrmals täglich. Bei Bedarf können Sie den Prozess auch manuell anstoßen. Damit Sie die volle Kontrolle behalten, legen Sie mithilfe eines Filters fest, für welche Seminare oder Lehrgänge die Automatisierung aktiv sein soll.

Nach welchen Regeln die Personen auf der Warteliste nachrücken, legen Sie fest: Nach Wartelisten-Position oder nach Anmeldedatum. So gilt für alle dieselbe Regel, unabhängig vom Bearbeiter der jeweiligen Absage. Anmeldungen mit mehreren Reservierungen, etwa Firmenanmeldungen, rücken dabei als Ganzes nach.

Warteliste automatisch pflegen lassen

Wenn Sie sich für das Nachrücken nach Wartelistenposition entscheiden, benötigen Sie eine verlässlich gepflegte Warteliste. Denn Einträge ohne Position berücksichtigt die Automatisierung nicht, doppelt vergebene Positionen stoppen sogar den ganzen Ablauf. 

An dieser Stelle setzt unsere zweite neue Automate-Spezifikation Automatische Aktualisierung der Wartelisten-Position (Automate ES 829) an. Sie nummeriert die Warteliste je Seminar fortlaufend nach dem Anmeldedatum und hält die Positionen aktuell. Auf diese Weise bleibt die Warteliste verlässlich gepflegt und sauber nummeriert, auch wenn eine Person nachrückt oder neu hinzukommt.
 

Die Automatisierung berechnet die Positionen auf der Warteliste bei jeder Ausführung neu. Das gilt auch dann, wenn die Positionen zuvor von Hand gepflegt wurden. Möchten Sie bei einer Person im Einzelfall bewusst eine manuell gesetzte Position beibehalten, können Sie diese Position mithilfe eines Ja/Nein-Merkmals an der Kurszuordnung fixieren. Fixierte Positionen bleiben unverändert und gelten bei der Neuberechnung als belegt, damit keine Position doppelt vergeben wird.

Im Zweifel entscheidet Ihr Team

Nicht jede Konstellation ist eindeutig. Stehen zwei Personen auf derselben Position oder reichen die freien Plätze nicht für alle Reservierungen der nächsten Sammelanmeldung, trifft die Automatisierung keine eigene Entscheidung. Sie stoppt das Nachrücken für dieses Seminar an dieser Stelle und informiert die von Ihnen hinterlegten E-Mail-Adressen. Für alle anderen Seminare läuft die Automatisierung unabhängig davon weiter.

Kein Teilnehmer wird in diesem Fall übersprungen. Damit stellen wir sicher, dass die Reihenfolge der Nachrücker in Grenzfällen von Ihrem Team geklärt wird. 

Automatische Benachrichtigung des Nachrückers oder Vorgesetzten

In Kombination mit der bereits bestehenden Automate-Spezifikation Benachrichtigung bei Zuordnung von Kursteilnehmern (Automate Seminar 122) können Sie sich die Arbeit sogar noch leichter machen. Mithilfe der automatischen Benachrichtigungen entsteht ein durchgängig automatisierter Workflow: 

1. Bei einem Seminar wird eine Absage erfasst, ein Platz wird frei.
2. Automate ES 812 erkennt den freien Platz und lässt die nächste Person nach den von Ihnen festgelegten Regeln nachrücken.
3. Optional informiert Automate Seminar 122 die nachgerückte Person und/oder auf Wunsch auch den zugewiesenen Vorgesetzten.
4. Automate ES 829 aktualisiert die verbleibende Warteliste beim nächsten Lauf und bringt sie erneut in eine fortlaufende Reihenfolge. 

Gut zu wissen: Beide Wartelisten-Spezifikationen sind in den Paketen Automate Education und Automate Seminar enthalten und ab der Programmversion 2026.3 von easySoft 5 einsatzbereit. 

Sie möchten Ihre Wartelisten automatisieren?

Ihre persönliche Kundenberatung zeigt Ihnen gern, wie die beiden Spezifikationen zu Ihren Abläufen passen und berät Sie zu unseren Unterstützungsangeboten bei der Einführung.

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