XRechnungen automatisiert per E-Mail bereitstellen – mit optionalem PDF-Sichtbeleg und flexibler Verkäuferzuordnung

XRechnungen lassen sich mit easySoft 5 bereits direkt im vorgeschriebenen XML-Format erzeugen. Mit der aktuellen Erweiterung gehen wir nun einen Schritt weiter: Nach der Generierung kann die XRechnung automatisch per E-Mail versendet werden.

Damit entfällt ein manueller Arbeitsschritt, der insbesondere dann ins Gewicht fällt, wenn regelmäßig eine größere Anzahl von Rechnungen an Rechnungsempfänger übermittelt werden muss.

XRechnung als XML und lesbaren Rechnungsbeleg anhängen

Mit der aktuellen Version 1.0.8 der XRechnung-Spezifikation für easySoft Automate kann easySoft 5 nach erfolgreicher Erstellung der XML-Datei automatisch eine E-Mail für den jeweiligen Rechnungsempfänger erzeugen und versenden.

Die erzeugte XRechnung im XML-Format wird dabei immer als Anlage beigefügt. Zusätzlich kann auf Wunsch ein Bericht (z. B. ein für den Empfänger lesbarer Rechnungsbeleg) als PDF-Sichtbeleg angehängt werden. 

Die XRechnung selbst bleibt weiterhin die XML-Datei. Damit handelt es sich technisch nicht um ein ZUGFeRD-Dokument, bei dem XML-Daten in eine PDF-Datei eingebettet werden. Für viele praktische Abrechnungsprozesse können dennoch beide Anforderungen miteinander verbunden werden: die strukturierte elektronische Rechnung für die Weiterverarbeitung und ein für Menschen einfach lesbarer Beleg.

Unterschiedliche Rechnungssteller über Lehrgänge abbilden

Neben der Bildungseinrichtung können Sie bei den XRechnungen auch Lehrgänge als Verkäufer verwenden. Das ist insbesondere für Einrichtungen interessant, die unterschiedliche Standorte, Gesellschaften oder organisatorische Einheiten über Lehrgänge abbilden.

Für diese Lehrgänge können eigene Rechnungsstellerdaten wie beispielsweise

• Name und Anschrift,
• Steuernummer,
• USt-ID,
• E-Mail und
• weitere erforderliche Verkäuferinformationen

hinterlegt werden.

Dadurch kann easySoft 5 bei der Erstellung der XRechnung abhängig vom zugehörigen Lehrgang die passenden Rechnungsstellerinformationen verwenden. Wird kein entsprechend konfigurierter Lehrgang ermittelt, kann weiterhin die Bildungseinrichtung als Verkäufer verwendet werden.

Betreff, Inhalt und Empfänger der Mail dynamisch gestalten

Der Inhalt der automatisch versendeten E-Mail lässt sich individuell gestalten. Hierfür wird ein Bericht verwendet, der automatisch in den E-Mail-Text übernommen wird. Den Betreff setzen Sie dynamisch z. B. anhand der Rechnungsnummer, Angaben zum Rechnungsempfänger oder dem zugehörigen Kurs. Welche beim Kontakt hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet werden soll, lässt sich ebenfalls konfigurieren.

Zusätzlich können feste Empfängeradressen für Kopien (CC) und Blindkopien (BCC) hinterlegt werden. So lassen sich beispielsweise zentrale Buchhaltungsadressen, interne Funktionspostfächer oder weitere Beteiligte automatisch in den Versand einbeziehen. Für CC/BCC können Sie bei Bedarf mehrere E-Mail-Adressen angeben.

Weniger manuelle Schritte im Rechnungsprozess

Von der Ermittlung des passenden Rechnungsstellers bis zum automatisierten Versand der XRechnung, optional ergänzt um einen PDF-Sichtbeleg und zusätzliche CC- oder BCC-Empfänger, lässt sich der gesamte Ablauf in easySoft 5 durchgängig abbilden.

Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden XRechnungen reduziert dies manuelle Tätigkeiten und sorgt gleichzeitig für einen einheitlicheren Versandprozess.

Für die neuen Funktionen wird die XRechnung-Spezifikation für easySoft Automate ab Version 1.0.8 sowie easySoft 5 ab Version 2026.2 benötigt.

Die aktuelle Spezifikation sowie die ausführliche Einrichtungsanleitung finden Sie wie gewohnt im Kundenportal. Eine Auswahl an passenden Standardberichten finden Sie außerdem in unserem Berichteportal unter dem Themenbereich „Rechnungen“.