Kontakte in Merkmalsfeldern hinterlegen und Beziehungen verwalten

Mit der Programmversion 2023/42 können Sie dank des in easySoft 5 neu implementierten Merkmaltyps Kontakt in jedem Merkmalkontext Kontakte verknüpfen und verwalten.

Das können zum Beispiel erziehungsberechtige Personen von minderjährigen Auszubildenden, Klassenlehrer, weitere Praxisanleiter bei praktischen Unterweisungen, Abteilungsverantwortliche oder ergänzende Kursverantwortliche sein. 

Zudem können Sie weitere assoziierte Einrichtungen bei Einrichtungen oder Einsatzbereichen hinterlegen. Praktisch ist das z. B., wenn Sie eine bestimmte Einrichtung einer Dachorganisation zuordnen wollen. 

Mit diesem Feature geben wir Ihnen ein Werkzeug zur Hand, mit welchem Sie mit größtmöglicher Flexibilität Ihre Anforderungen abbilden können.

So funktioniert es

Um benutzerdefinierte Merkmale anzulegen, benötigen Sie Zugriff auf die Menügruppe „Administration“. Dort legen Sie unter dem Programmbereich „Benutzerdefinierte Merkmale“ Merkmale vom Typ Kontakt an. Das funktioniert analog zu anderen individuellen Feldern.

Wählen Sie zunächst im Programmteilbereich „Kontextauswahl“ den entsprechenden Bereich aus, in welchem das Merkmal angelegt werden soll. In unserem Beispiel legen wir dieses im Kontext “Einsatzbereiche” (1) an. Aktivieren Sie im Programmteilbereich „Merkmale“ den Bearbeitungsmodus durch einen Klick auf „Bearbeitungsmodus aktivieren“ (2). Fügen Sie ein neues Feld hinzu, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken (3). Nun werden Sie aufgefordert eine Bezeichnung anzugeben (4). Achten Sie darauf, den Typ „Kontakt“ auszuwählen (5).
 

Im Programmteilbereich „Merkmaldetails“ hinterlegen Sie anschließend ergänzende Informationen. 

Hier greift eine Besonderheit: Sie können die Auswahl an Kontakten filtern, indem Sie in der Gruppe „Detail-Informationen“ im Feld „Kontakt-Kategorie“ jene Kategorie auswählen, nach der Sie filtern möchten. Diese Auswahl beeinflusst, welche Kontakte später angezeigt werden. Ist beispielsweise die Kategorie „Einrichtung“ hinterlegt, so erhalten Sie in diesem Feld nur die Kontakte zur Auswahl, die dieser Kategorie zugeordnet sind. 

Wenn Sie dieses Feld leerlassen, so haben Sie in dem jeweiligen Feld die Auswahl aller Kontakte – ohne Filterung auf eine Kategorie.

Im nächsten Schritt klicken Sie auf „Bearbeitungsmodus deaktivieren“ im Programmteilbereich „Merkmale“. Daraufhin erfolgt ein Neustart von easySoft 5, wobei die Datenbank um das neue Feld aktualisiert wird.

Wechseln Sie jetzt in den entsprechenden Bereich, finden Sie im jeweiligen Programmteilbereich „Merkmale“ Ihr neu angelegtes Merkmalsfeld. In diesem können Sie nun Kontakte hinterlegen.

Ausgabe und Auswertung mit Berichten möglich

Die Beziehungen der Kontakte können Sie über Berichte ausgeben und auswerten. Benötigen Sie beispielsweise eine Liste aller Erziehungsberechtigten inklusive des jeweils zugeordneten Auszubildenden, ist das möglich. 

Kontakte aus Merkmalsfeldern mit Serienbenachrichtigungen kontaktieren

Ab der Programmversion 2024/06, die wir voraussichtlich im Juni 2024 veröffentlichen, haben Sie die Möglichkeit, Kontakte aus Merkmalsfeldern per Serienbenachrichtigung zu kontaktieren. Auf diese Weise können Sie z. B. allen Erziehungsberechtigten Ihrer Auszubildenden eine Serienmail senden, um diese etwa zu einem Betriebs- oder Schulfest einzuladen. 

Konkret werden die Serienbenachrichtigungen für Merkmale für folgende Kontexte möglich sein: 

• Kontakte
• Kurszuordnungen
• Kurse
• Einsätze
• Praktische Unterweisungen
• Einsatzbereiche

Hier finden Sie zukünftig im Optionsmenü die Auswahl „Kontakte aus Merkmalen“, wobei auf nächster Ebene alle Merkmalskontexte vom Typ „Kontakt“ aufgelistet werden.

Kontakte aus Merkmalsfeldern in Publish anzeigen

Mit der Programmversion 2024/18 stellen wir Ihnen die Felder „Anzeigen Als“ und „Kontakt ID“ für easySoft Publish zur Verfügung. Damit geben Sie die in Merkmalsfeldern gepflegten Kontakte in easySoft Publish aus oder richten passende Sichten für diese Kontakte ein.

Pflegen Sie beispielsweise bei einem Kurs über die Merkmalsfelder eine stellvertretende Kursleitung oder einen Klassensprecher, können Sie in Publish für diese Kontakte eine entsprechende Sicht erstellen. Diese Sicht gibt der stellv. Kursleitung oder dem Klassensprecher anschließend genau die Infos aus, die für die jeweilige Person wichtig sind.