KI, die im Alltag unterstützt: So entwickeln wir den easySoft Assistant

Wie kann künstliche Intelligenz den Arbeitsalltag im Bildungsmanagement sinnvoll erleichtern? Dieser Frage sind wir gemeinsam mit Anwenderinnen und Anwendern im KI-Labor der easySoft Anwenderkonferenz 2026 nachgegangen.

Die Ergebnisse zeigen ein klares Bild: Im Mittelpunkt steht eine verlässliche Assistenz, die bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützt, Informationen zusammenführt, auf Abweichungen hinweist und passende Vorschläge macht.

Wo sich Anwenderinnen und Anwender Unterstützung wünschen

Über zwölf Arbeitsgruppen aus vier Fachbereichen – von der praktischen Ausbildung bis zur Seminarverwaltung – haben im KI-Labor ihre größten Herausforderungen identifiziert. Daraus haben wir sechs zentrale Themencluster abgeleitet, die bereits in zahlreiche Entwicklungsvorhaben eingeflossen sind. Zentrale Themen sind vor allem die Einsatz- und Stundenplanung, die Fehlzeitenverwaltung, Kommunikation und Datenpflege. Auch Berichte, Benutzerzugänge sowie komplexe oder selten durchgeführte Abläufe verursachen im Alltag weiterhin hohen Aufwand.

Zu den zentralen Wünschen zählen beispielsweise:

• Unterstützung bei der Planung und Umplanung von Einsätzen, Unterricht, Räumen und Ressourcen,
• automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen, bei denen bereits heute easySoft Automate unterstützen kann,
• eine bessere Übersicht über Fehlzeiten, Pflichtstunden und Auslastungen,
• Hinweise auf unvollständige oder doppelt vorhandene Daten,
• Unterstützung bei Berichten und Auswertungen,
• sowie geführte Abläufe für komplexe Arbeitsschritte.

Dabei ist den Teilnehmenden besonders wichtig, jederzeit die Kontrolle zu behalten. Vorschläge sollen nachvollziehbar sein und durch die Anwenderinnen und Anwender bestätigt, angepasst oder verworfen werden können. Automatisierung soll entlasten, ohne Entscheidungen unbemerkt vorwegzunehmen.

Wie aus Ihren Anforderungen konkrete Funktionen werden

Die Ergebnisse des KI-Labors fließen in die weitere Entwicklung des easySoft Assistant (esa) ein.

Derzeit arbeiten wir unter anderem an der Mehrsprachigkeit, der Lizenz- und Benutzerverwaltung sowie der fortlaufenden Erforschung und Bewertung neuer KI-Anwendungsfälle. Für weitere Ausbaustufen sind eine modulare Agentenarchitektur, die Integration in die App Trainer und die Erweiterung um die Persona „Dozenten“ vorgesehen.

Darüber hinaus betrachten wir neue Datenquellen wie theoretische Noten sowie die spätere Einbindung des easySoft Assistant in Publish und easySoft 5. Auch die Unterstützung bei Planungsaufgaben und die Anbindung von Dokumenten als Wissensquelle gehören zum weiteren Ausblick.

Damit Sie ganz genau wissen, an welchen Funktionen wir derzeit arbeiten, welche wir vorbereiten oder für spätere Entwicklungsstufen prüfen, gibt es unsere esa-Roadmap. Diese finden Sie auf unserer Ideenplattform. 

Zur Roadmap

Gestalten Sie die Entwicklung mit

Wir wollen den easySoft Assistant so gut wie möglich für die Anforderungen Ihres Arbeitsalltags entwickeln. Deshalb wollen wir Anwenderinnen und Anwender in einer “Special Interest Group” (SIG) zusammenbringen, die sich für den Einsatz von KI in den easySoft-Lösungen interessieren. Im Mittelpunkt stehen der regelmäßige Austausch, die gemeinsame Weiterentwicklung praxisnaher Ideen sowie der Wissenstransfer zwischen den teilnehmenden Einrichtungen und easySoft.

Wenn Sie mit dabei sind, erhalten Sie frühzeitig Einblicke in aktuelle Entwicklungen, Roadmap-Themen und neue Konzeptideen. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit,

• eigene Anforderungen und Anwendungsfälle einzubringen,
• Rückmeldungen zu geplanten Funktionen zu geben,
• an Interviews, Umfragen und thematischen Online-Terminen teilzunehmen,
• je nach Thema bei Tests und Pilotphasen mitzuwirken,
• Erfahrungen und Best Practices mit anderen Einrichtungen auszutauschen.

Dabei spielt es keine Rolle, aus welchem Fachbereich Sie kommen oder mit welchem unserer Produkte Sie arbeiten. Wir wollen in unserer Special Interest Group bewusst unterschiedliche Perspektiven zusammenführen, um die bestmögliche Lösung für Sie zu entwickeln. Bei Bedarf haben wir darüber hinaus kleinere Fokusgruppen vorgesehen.

Sie wollen dabei sein? Dann teilen Sie uns das gerne über folgende Umfrage mit: Ihre Teilnahme an unserer easySoft KI‑Fokusgruppe. Die Beantwortung dauert nur wenige Minuten.

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Alle Infos erhalten Sie bei Ihrem persönlichen Kundenberater.