Gut vorbereitet für Statistik und Berichtswesen Kursbezogene Daten strukturiert vorbereiten und termingerecht exportieren

Ob amtliche Statistik, interne Jahresauswertung oder regelmäßige Meldung an einen Träger: Bildungseinrichtungen müssen immer wieder Daten aus Kursen, Lehrgängen und Teilnehmenden zusammenstellen. Häufig ist dabei nicht nur vorgegeben, welche Informationen benötigt werden, sondern auch, in welcher Struktur und in welchem Dateiformat sie bereitzustellen sind.

Je näher der Abgabetermin rückt, desto deutlicher zeigt sich, wie aufwendig die Vorbereitung sein kann. Welche Kurse gehören zur Erhebung? Welche Teilnehmenden müssen berücksichtigt werden? Sind alle Angaben vollständig und einheitlich gepflegt? Und wie lassen sich die Daten so ausgeben, dass sie anschließend weiterverarbeitet oder übermittelt werden können?

Der Bericht bestimmt den Inhalt

Die Grundlage jeder Auswertung ist ein passend aufgebauter Bericht. Er legt fest, welche Daten enthalten sind, wie diese angeordnet und in welcher Form sie ausgegeben werden.

Entscheidend ist, dass der Bericht die jeweils benötigten Informationen in der gewünschten Struktur abbildet. Ändern sich fachliche oder formale Vorgaben, kann er entsprechend angepasst werden, ohne dass der gesamte Ablauf neu aufgesetzt werden muss.

Tipp: Der Berichtsdesigner in easySoft 5 unterstützt Sie mithilfe eines Assistenten dabei, benötigte Daten strukturiert in einem Bericht zusammenzuführen.

Welche Daten werden tatsächlich benötigt?

Für statistische Meldungen oder interne Auswertungen wird in der Regel nicht der gesamte vorhandene Datenbestand benötigt. Deshalb sollten Sie vorab eindeutig festlegen, welche Kurse, Lehrgänge und Personengruppen in die Auswertung einfließen sollen. Dabei stellen sich unter anderem folgende Fragen:

• Welche Zeiträume und Stichtage sind relevant?
• Welche Teilnehmenden gehören zur Erhebung?
• Müssen bestimmte Statuswerte oder Merkmale berücksichtigt werden?
• Welche Angaben werden für die spätere Weiterverarbeitung benötigt?

Je klarer diese Auswahl im Vorfeld definiert ist, desto geringer ist der Aufwand bei der Erstellung und Prüfung der Auswertung.

Gute Auswertungen brauchen eine verlässliche Datenbasis

Ein technisch korrekter Export allein genügt nicht, wenn die zugrunde liegenden Stammdaten uneinheitlich gepflegt sind. Unterschiedliche Schreibweisen, fehlende Auswahlwerte oder nicht standardisierte Angaben können bei statistischen Meldungen zu erheblichem Korrekturaufwand führen.

Deshalb beginnt die Vorbereitung idealerweise nicht erst mit dem Export. Bereits im Vorfeld sollten relevante Angaben geprüft, ergänzt und vereinheitlicht werden. Das betrifft beispielsweise Schulabschlüsse oder Staatsangehörigkeiten.

Vorgegebene Wertelisten und Zuordnungen zwischen bestehenden und gewünschten Feldinhalten können dabei helfen, die Datenbasis nachhaltig zu verbessern und wiederkehrende Korrekturen zu reduzieren.

Gute Vorbereitung erleichtert wiederkehrende Auswertungen

Statistische Vorgaben können sich verändern. Neue Merkmale kommen hinzu, andere entfallen, Bezeichnungen ändern sich oder die geforderte Datenstruktur wird angepasst.

Eine verlässliche Datenbasis und ein nachvollziehbar aufgebauter Bericht erleichtern es, auf solche Änderungen zu reagieren. Der grundlegende Ablauf bleibt dabei meist ähnlich:

Daten prüfen, benötigten Umfang festlegen, Bericht anpassen und Ergebnis kontrollieren.

So entsteht eine Grundlage, die sich für wiederkehrende Statistiken, interne Auswertungen und weitere Berichtspflichten nutzen und bei Bedarf anpassen lässt.

Unterstützung durch easySoft Automate

Sind Datenbasis, Auswahlkriterien und Bericht vorbereitet, kann auch die wiederkehrende Bereitstellung unterstützt werden.

Mit der Spezifikation Automatisierter Export kursbezogener Berichte (Automate ES 516) lassen sich entsprechend aufgebaute Berichte gefiltert, manuell oder zeitgesteuert und in unterschiedlichen Dateiformaten ausgeben. Dabei ist sowohl ein Export pro Kurs als auch pro Kurszuordnung möglich. Zusätzlich kann mitunter nach Teilnahmestatuswerten sowie nach kursbezogenen Zeitpunkten wie Kursbeginn, Kursende, Kurseintritt oder Kursaustritt gefiltert werden.

Ergänzend kann die Spezifikation Automatische Ergänzung von Auswahllistenwerten (Automate Basic 559) dabei unterstützen, ausgewählte Stammdaten (Staatsangehörigkeiten und / oder Schulabschlüsse) zu ergänzen und unterschiedliche Schreibweisen anhand definierter Zuordnungen zu vereinheitlichen.

Voraussetzung für den Export ist ein Bericht, der die benötigten Daten in der gewünschten Struktur abbildet. Auf dieser Grundlage lässt sich der Ablauf für statistische Meldungen, interne Auswertungen und weitere kursbezogene Datenbereitstellungen einsetzen.

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Sehr gern unterstützen wir Sie beim Einsatz von Automate und unseren Berichten. Ihr persönlicher Kundenberater nimmt sich gern für Sie Zeit und berät Sie zu unseren Unterstützungsangeboten.

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