Automatisch die richtigen Infos an die richtigen Personen senden

Viele Informationen müssen regelmäßig an bestimmte Personengruppen verteilt werden: monatliche Qualifikationsübersichten für Führungskräfte, aktuelle Stundenpläne für Dozentinnen und Dozenten, Seminarinformationen für Teilnehmende, Hinweise für Praxisanleitende oder Akademiekataloge für Mitarbeitende und externe Einrichtungen.

Die eigentliche Herausforderung liegt dabei oft nicht in der Erstellung der Informationen, sondern in deren Verteilung. Jemand muss daran denken, den Bericht zu erzeugen, die richtigen Empfänger auszuwählen, Anhänge zusammenzustellen und die Nachricht zu versenden.

Für einzelne Vorgänge ist das schnell erledigt. Wiederholt sich dieser Ablauf jedoch wöchentlich oder monatlich, entsteht daraus ein wiederkehrender organisatorischer Aufwand und gleichzeitig die Gefahr, dass wichtige Informationen verspätet oder gar nicht versendet werden. 

Wiederkehrende Informationsverteilung automatisieren

Viele Benachrichtigungen folgen festen Regeln:

• dieselben Empfängergruppen
• dieselben Berichte
• dieselben Anhänge
• dieselben Versandzeitpunkte

Warum also jeden Versand erneut manuell durchführen?

Mit der kostenfreien Spezifikation Automatische Benachrichtigung von Kontakten (Automate Basic 294) lassen sich solche wiederkehrenden Informationsflüsse automatisieren. Berichte können automatisch erzeugt und per E-Mail an definierte Kontaktkategorien oder festgelegte Empfänger versendet werden.

Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise:

• Qualifikationsübersichten an die Personalabteilung
• Stundenpläne an Dozentinnen und Dozenten
• Akademiekataloge an Mitarbeitende oder Einrichtungen

Informationen werden damit zuverlässig und termingerecht verteilt, ohne dass Mitarbeitende regelmäßig an den Versand denken müssen.

Gezielt bestimmte Empfängergruppen erreichen

In vielen Organisationen reicht ein einfacher Versand bereits aus. Häufig entstehen jedoch Anforderungen, bei denen Informationen deutlich zielgerichteter verteilt werden sollen:

• nur Mitarbeitende bestimmter Abteilungen informieren
• ausschließlich Vorgesetzte anschreiben
• nur Teilnehmende bestimmter Lehrgänge oder Kurse mit einem bestimmten Teilnahmestatus benachrichtigen
• Kontakte anhand individueller Merkmale auswählen
• Informationen zusätzlich über Publish oder App bereitstellen

Für solche Szenarien steht die erweiterte Spezifikation Automatische Benachrichtigung von Kontakten Plus (Automate ESCR 303) zur Verfügung. Sie ermöglicht eine deutlich feinere Empfängerauswahl sowie zusätzliche Kommunikationswege und bietet dadurch mehr Flexibilität bei der Abbildung komplexerer Informationsprozesse.

Von allgemeinen Benachrichtigungen zu konkreten Fachprozessen

Besonders interessant wird Automatisierung dort, wo Benachrichtigungen direkt fachliche Prozesse unterstützen.

Ein Beispiel ist die regelmäßige Information von Vorgesetzten über den Qualifikationsstatus ihrer Teams. Statt manuell Auswertungen zusammenzustellen oder einzelne Mitarbeitende zu prüfen, können Führungskräfte automatisch aktuelle Übersichten über Qualifikationen, Entwicklungsstände oder Qualifizierungsbedarfe erhalten. Zum Beispiel als monatlicher Statusbericht oder als jährliche Vorbereitung auf Mitarbeiter- und Entwicklungsgespräche.

Für diesen Anwendungsfall steht u. a. die Spezifikation Status-Info an Vorgesetzte zum Qualifikationsstatus ihres Teams (Automate Competence 161) zur Verfügung.
 

Ähnliche Ansätze lassen sich auch für andere Zielgruppen umsetzen:

• Praxisanleitende und Ausbildungsverantwortliche erhalten Informationen zu neuen oder aktualisierten Praxiseinsätzen
• Auszubildende werden über relevante Stundenplanänderungen oder veröffentlichte Leistungsnachweise informiert
• Seminarteilnehmende erhalten automatisiert Unterlagen, Erinnerungen oder organisatorische Hinweise
• Kursleitungen werden benachrichtigt, wenn Fehlzeiten definierte Grenzwerte überschreiten
• Mitarbeitende erhalten rechtzeitig Hinweise zu ablaufenden oder bereits abgelaufenen Qualifikationen
• Personalverantwortliche werden über Qualifikationslücken informiert
• Seminarorganisatoren erhalten Erinnerungen zu offenen oder fälligen Aufgaben
• Bibliotheks- oder Medienverwaltungen erhalten Benachrichtigungen über überfällige Rückgaben

Je nach Fachbereich und Anforderung lassen sich zahlreiche weitere Informations- und Erinnerungsprozesse automatisieren.

Gemeinsam haben all diese Anwendungsfälle, dass Informationen automatisch dort ankommen, wo sie benötigt werden – ohne manuelle Verteilung und ohne zusätzliche organisatorische Nachverfolgung. So entstehen verlässliche Informationsprozesse, die im Hintergrund funktionieren und die Mitarbeitenden im Alltag spürbar entlasten.

Versandroutine wird automatisiert

In vielen Organisationen sind die benötigten Informationen bereits vorhanden. Berichte existieren, Empfänger sind bekannt und die Regeln für den Versand stehen fest. Der eigentliche Aufwand entsteht oft nur dadurch, dass Menschen immer wieder dieselben Verteilungsschritte durchführen müssen.

Automatisierung kann genau hier ansetzen: Informationen werden automatisch erzeugt, zielgerichtet verteilt und erreichen die richtigen Personen genau dann, wenn sie benötigt werden. So wird aus einer wiederkehrenden Verwaltungsaufgabe ein verlässlicher und weitgehend selbstständig laufender Prozess.