Transparenz schaffen: Vorgänge in easySoft Publish zur Dokumentation nutzen

Im Arbeitsalltag fallen täglich Informationen an, die dokumentiert, nachvollziehbar und für Berechtigte einsehbar sein müssen: Gespräche mit Auszubildenden oder Mitarbeitenden, Rückmeldungen aus Praxis- oder Arbeitsbereichen, organisatorische Absprachen oder besondere Vorkommnisse. Genau hier setzen die Vorgänge in easySoft an.

Vorgänge sind weit mehr als einfache Notizen. Sie sind ein zentrales Werkzeug für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und strukturierte Dokumentation. Sie ermöglichen es, Sachverhalte strukturiert zu dokumentieren und über einen längeren Zeitraum nachvollziehbar abzubilden. Zum Beispiel setzen Sie damit eine digitale Ausbildungs-, Kommunikations- oder Mitarbeiterakte um.

Vorgänge im Ausbildungsmanagement

Ein Vorgang ist die Dokumentation eines konkreten Sachverhalts. Das kann eine kurze Notiz sein, ein Gesprächsprotokoll oder eine vollständige Chronik mehrerer Ereignisse.

Bei der Ausbildungsverwaltung, insbesondere im Gesundheitswesen, werden Vorgänge häufig genutzt, um z. B.:

• Feedback- und Entwicklungsgespräche mit Schülern zu dokumentieren
• Lernfortschritte oder Schwierigkeiten im Praxiseinsatz festzuhalten
• Auffälligkeiten, Abwesenheiten oder Konflikte nachvollziehbar zu erfassen
• Absprachen mit Praxisstellen oder Dozierenden zu protokollieren

Vorgänge bei der Personalentwicklung

Kunden aus der Industrie, Verwaltung oder anderen Bildungs- und Weiterbildungsbereichen nutzen Vorgänge z. B. als strukturierte Dokumentationshilfe im Personal- und Führungsalltag.

Typische Einsatzszenarien sind hier:

• Laufende Notizen zu Gesprächen mit Mitarbeitenden
• Dokumentation von Zielvereinbarungen und deren Fortschritt
• Festhalten von besonderen Leistungen oder Entwicklungsschritten
• Sachliche Erfassung von Auffälligkeiten oder Konfliktsituationen
• Vorbereitung von Jahres- oder Feedbackgesprächen auf Basis einer belastbaren Chronologie

Gerade für Führungskräfte entsteht so über das Jahr hinweg eine objektive Grundlage für Gespräche und Entscheidungen, anstatt sich auf Einzelereignisse oder subjektive Eindrücke zu verlassen.

Mehr als Notizen: Vorgänge als zentrales Dokumentationstool

Ob Ausbildungsakte, Kommunikationshistorie oder Führungsdokumentation: viele Anwender nutzen Vorgänge heute als zentrales Werkzeug, um Informationen strukturiert zusammenzuführen.

Besonders in den folgenden Fällen zeigen sich der Mehrwerte einer lückenlosen, sachlichen Dokumentation:  

• Zuständigkeits- oder Rollenwechseln
• Konflikt- oder Eskalationssituationen
• Gesprächen mit externen Partnern

Ab Version 2026.1: Vorgänge für Kurse und mehrere Personen

Mit der Programmversion 2026.1 bauen wir die Funktionalität der Vorgänge weiter aus:

• Kursbezogene VorgängeVorgänge können künftig nicht nur personenbezogen, sondern auch kursbezogen erfasst werden. So können Sie auch Sachverhalte dokumentieren, die eine ganze Klasse/Kurs betreffen und damit keinen Bezug zu einer einzelnen Person haben.
• Vorgänge für mehrere Personen gleichzeitigZusätzlich ermöglichen wir es es, einen Vorgang für mehrere Personen in einem Schritt zu erstellen. Das reduziert den manuellen Aufwand deutlich, z. B. bei Gruppeninformationen, allgemeinen Feedbacks oder organisatorischen Hinweisen.

Vorgangsprofi werden auf der Anwenderkonferenz

Sie wollen das ganze Potenzial der Vorgänge nutzen? Dann ist unsere Anwenderkonferenz der richtige Ort für Sie. Im Vortrag C3 zeigen wir Ihnen live im System, wie Sie Vorgänge effizient und praxisnah einsetzen. Darüber hinaus profitieren Sie vom Austausch mit anderen Anwendern und gewinnen wertvolle Einblicke aus deren Erfahrungen.

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