Auswertungen im Handumdrehen – Erfolgsgeschichte des Städtischen Klinikums Karlsruhe

4.900 Mitarbeitende, jährlich fast 54.000 stationäre Patienten und 1.596 Betten: Diese Zahlen machen das Städtische Klinikum Karlsruhe zum größten Krankenhaus der Region Mittlerer Oberrhein. 

Mit dieser Größe stehen konsequenterweise auch eine Menge Fort- und Weiterbildungen auf dem Programm des hauseigenen Bildungscampus. Als Verantwortlicher für die Weiterbildung der Intensivkräfte kann Ralf Mattes davon aus erster Hand berichten. Seit 1994 ist er schon mit dieser Aufgabe am Klinikum beschäftigt und kennt die „alten Zeiten“ aus eigener Erfahrung. 

Word Perfect, Excel, Access-Datenbank: Digital, aber nicht optimal

Mit Word Perfect und Excel ging es los, später kam eine Access-Datenbank dazu. „Aber in Excel war das quasi Zeichnen und Malen – zuverlässige Auswertungen waren sehr zeitraubend“, erklärt Mattes. Im Arbeitsalltag sah er sich unter anderem mit der manuellen Berechnung von Anwesenheiten, Honoraren und aufwendigen Nachweisarbeiten konfrontiert. Alles drei Zeitfresser und Fehlerquellen. Eine zuverlässige, softwaregestützte Lösung sollte her – die Wahl fiel auf easySoft. 

Mit dieser Entscheidung war das Klinikum aus der Fächerstadt sehr früh mit einer dezidierten Softwarelösung für die Personalentwicklung und das Qualifikationsmanagement unterwegs: Seit über 25 Jahren setzen die Karlsruher schon auf easySoft.

Standards brachten Erfolg bei Einführung

„Alles ist besser geworden“, antwortet Ralf Mattes, wenn man ihn nach den spürbaren Veränderungen durch den Softwareeinsatz fragt. „Infos, die früher erst nach Tagen vorlagen, sind heute in Minuten verfügbar.“

Aber aller Anfang war schwer: da die Mitarbeitenden der Akademie die Arbeit mit einer gemeinsamen Datenbank nicht gewohnt waren, wurden viele Datensätze doppelt angelegt. Diese Dubletten verfälschten dann die Statistiken, berichtet Mattes. „Daher haben wir uns entschieden, ein easySoft-Verbesserungsteam zu gründen.“ Dieses Team gab bestimmte Standards vor, die eine einheitliche Datenbasis sicherstellen sollten – mit Erfolg. „Das hat gefruchtet und die Arbeit deutlich verbessert.“ 

Detaillierte Auswertungen in 10 Minuten

Als eines seiner Highlights nennt der gelernte Krankenpfleger den Berichtsbereich: „Ich liebe diese Berichte. Damit können wir heute Daten in Minuten bereitstellen, die wir früher mühsam zusammensuchen mussten.“ 

Benötigt zum Beispiel ein Dozent eine genaue Übersicht der eigenen Unterrichtsstunden, kann Mattes diese Info in wenigen Minuten liefern. In einem anderen Fall benötigte ein ehemaliger Kursteilnehmer einen detaillierten Nachweis der eigenen Bildungshistorie, um sich die Module für sein Medizinstudium anrechnen zu lassen. „10 Minuten, dann hatte ich das fertig“, berichtet Mattes begeistert. „Ich freue mich immer, wenn Kollegen baff sind, weil ich ihnen kurz nach der Anfrage schon die Antwort liefern kann.“

Relevante Infos auf einen Blick im Programm erkennbar

Es muss aber nicht immer ein Bericht sein. Viele Fragen lassen sich mit der Listenfunktion direkt im Programm beantworten: Wie viel Geld habe ich im letzten Quartal für Dozenten ausgegeben? Welcher Dozent hat im letzten Monat wie viele Stunden unterrichtet? Wie viele Teilnehmende waren dabei?

Praktisch bemerkbar machte sich diese Funktion auch, als 2024 eine der Weiterbildungsverordnungen geändert wurde und eine bestimmte Stundenanzahl pro Modul vorgeschrieben wurde. „In den Listen konnten wir sofort sehen, in welchen Modulen wir noch Stunden ergänzen mussten.“

19-mal auf der Anwenderkonferenz: Ein echter Gewinn für den Arbeitsalltag

Eine Sache gefällt Ralf Mattes besonders gut: Insgesamt 19-mal besuchte er die easySoft Anwenderkonferenz. Auf der Konferenz warten jährlich Fachvorträge, Expertengespräche und viel Austausch auf alle easySoft-Nutzer. 

Das Ziel: Jeder soll Anregungen mit nach Hause nehmen, die den eigenen Arbeitsalltag mit der Software leichter machen. Und dabei lässt sich nicht nur von den easySoft-Mitarbeitern lernen, weiß Mattes zu berichten: „Die Gespräche mit anderen Teilnehmenden sind toll.“ Viele easySoft-Anwender sind ebenfalls im Gesundheitswesen tätig, kennen die Herausforderungen und geben bereitwillig Impulse und Verbesserungsvorschläge weiter. 

„Was wir heute abbilden, wäre ohne die Software gar nicht möglich.“

Diese Impulse sind besonders hilfreich, da das Team der Akademie heute deutlich mehr leisten müsse, erzählt Mattes. „Wir bieten viel mehr Seminare an als noch vor 30 Jahren.“ Besonders die Pflichtqualifikationen und Einführungsschulungen für neue Systeme sorgen für gestiegenen Verwaltungsaufwand. Gerade hier schaffe easySoft merkliche Entlastung. 

Dieses Ergebnis gebe es jedoch nicht ohne Einsatz, macht Ralf Mattes klar. „Man muss erst Arbeit investieren, um später Arbeit mit dem Programm zu sparen.“ Dieses Investment zahle sich aber aus, resümiert er zufrieden: „Ich freue mich immer, wenn Kollegen merken, dass easySoft sie entlastet.”