Bildung gestalten statt verwalten Erfolgsgeschichte des Universitätsklinikums Bonn

Effizientes Bildungsmanagement statt zeitaufwendiger Verwaltung – das war das Ziel des Uniklinikums Bonn (UKB). Manuelle Prozesse, hoher Verwaltungsaufwand und aufwendige Auswertungen erschwerten den Alltag. Zudem lief der Support für die bestehende Datenbanklösung aus. Die Lösung? Eine digitale Plattform, die Transparenz schafft und Prozesse automatisiert. Mit easySoft entschied sich das UKB für ein System, das Seminarmanagement effizienter, flexibler und zukunftssicher macht. 

Kurz darauf startete Vedat Demirdöven im Centrum für Personalentwicklung (CPE) des Klinikums und übernahm federführend die Einführung des Projekts. Von Beginn an legte er den Fokus auf Effizienz, Transparenz und eine starke digitale Infrastruktur: „Erfolgreiches Seminarmanagement bedeutet, Wissen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar zu machen – digital unterstützt, aber menschlich geführt.“ 

Mehr Anmeldungen beim eigenen Seminarangebot

Gesagt getan. Um das eigene Seminar- und Bildungsangebot sichtbarer und vor allem digital zu machen, führte das Team des CPE am Uniklinikum Bonn easySoft Publish ein. Damit sind alle Seminare online zur Anmeldung verfügbar. „Diese Umstellung macht sich auch in unseren steigenden Teilnehmerzahlen bemerkbar“, freut sich Demirdöven. 

Das Online-Seminarangebot ist aber nicht nur für die eigene Belegschaft erreichbar, erklärt der Projektleiter. „Wir müssen im Programm bei einem Kurs nur ein Häkchen setzen, schon ist dieser Termin auch für externe Teilnehmer freigeschaltet.“ 

Von zeitraubender Datenanalyse zu belastbaren Fakten (fast) auf Knopfdruck 

Wissen ist am Centrum für Personalentwicklung nicht nur nach außen besser verfügbar. Wie lief das Seminarjahr? Welche Kurse sind besonders ausgelastet, welche nicht? Auf diese und weitere Fragen gibt es am UKB inzwischen schnell eine Antwort. 

Der Berichtsdesigner in easySoft ist die Grundlage dafür. Mit ihm lassen sich alle Daten auswerten, die im System hinterlegt sind. Dazu gehören u. a. Anmeldezahlen, Seminarteilnehmer und erworbene Qualifikationen. „Belastbare Zahlen statt Bauchgefühl“, fasst es Demirdöven zusammen. Die Fakten sind besonders bei der Planung des künftigen Bildungsangebots des CPE eine wertvolle Unterstützung. 

Dank des reduzierten Aufwands schafften Demirdöven und sein Team zudem mehr Freiräume für die wirklich wesentlichen Dinge: „In der eingesparten Zeit beschäftigen wir uns jetzt vermehrt mit unseren Dozenten und Lehrkonzepten.“ 

Austausch und Vernetzung über Klinikgrenzen hinaus

Für Demirdöven endet modernes Bildungsmanagement jedoch nicht an den eigenen Institutionsgrenzen. Auch der fachliche Austausch mit anderen Kliniken spielt für ihn eine wichtige Rolle.

Auf der letzten easySoft-Anwenderkonferenz nutzte er dafür eine unkomplizierte, aber wirkungsvolle Idee. Am „Schwarzen Brett hing er kurzerhand einen Zettel mit der Aufschrift „Bonn sucht Kölner“ aus. Noch am selben Abend entstand beim gemeinsamen Abendessen der erste persönliche Kontakt. Zusammen mit Georg Waasem vom Universitätsklinikum Köln gründete er daraufhin einen regelmäßigen Stammtisch.

Seitdem treffen sich Kolleginnen und Kollegen beider Häuser, um Erfahrungen zu teilen, Anwendungen vorzustellen und gemeinsam Lösungen für ähnliche Herausforderungen im Bildungsmanagement zu entwickeln. So entsteht ein praxisnahes Netzwerk, das Wissen bündelt und voneinander lernen lässt – ganz im Sinne eines kooperativen und zukunftsorientierten Austauschs.

Vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit 

Besonders erwähnenswert findet Demirdöven die Zusammenarbeit mit dem Support: „Unsere enge Zusammenarbeit zeichnet sich durch eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Arbeitsweise aus.“ Besonders deutlich wurde das, als bei easySoft mit Aryo Gharabatti ein neuer Support-Ansprechpartner startete. Betreut von einem Mentor und dank verständnisvoller Unterstützung durch Herrn Demirdöven lief die Zusammenarbeit von Beginn an gut. Tickets wurden präzise abgearbeitet und die Aufgaben schrittweise ausgeweitet. „Es war schön, dass ich meinen Teil zu dieser Entwicklung beitragen konnte“, resümiert Herr Demirdöven. 

Wegen Momenten wie diesen ist die Zusammenarbeit mit easySoft für Demirdöven mehr als nur ein technischer Fortschritt für die Uniklinik. „Wie leben eine nachhaltige Partnerschaft. Die enge Zusammenarbeit hat sich bewährt und ermöglicht uns eine kontinuierliche Optimierung der Bildungs- und Verwaltungsprozesse.“ 

Die Kooperation mit den Metzinger Softwareentwicklern wird auch zukünftig weitergehen, schließlich sind die nächsten Projekte bereits geplant. Zum Beispiel soll das E-Learning-Angebot direkt an easySoft angeschlossen werden. Eine Sache ist für Vedat Demirdöven aber jetzt schon klar: „Die starke digitale Infrastruktur im Bildungsmanagement ermöglicht es uns, Wissen nicht nur zu verwalten, sondern aktiv zu gestalten.“