"Seminar 5 erleichtert unsere Prozesse" Erfolgsgeschichte der Charité Berlin

Die Charité Fortbildungsakademie gestaltet die Tools mit

„Wir sind sicherlich eine große Herausforderung für easySoft“, findet Alina Katzky von der Charité Fortbildungsakademie. Dies liegt eher am Selbstverständnis, kontinuierlich die eigenen Prozesse zu optimieren und nicht am vielfältigen Alltag der vor wenigen Jahren aus der Gesundheitsakademie ausgegliederten Fortbildungseinrichtung.

Jährlich werden etwa 400 Präsenzseminare und Live-Webinare für jeweils 10-20 Teilnehmende angeboten. Die Fortbildungen dauern von 30 Minuten bis zu drei Tagen und richten sich vor allem an eigene Mitarbeitende aber teilweise auch an externe Zielgruppen.  Allein um diese Komplexität im Arbeitsalltag zu bewältigen, ist eine einwandfrei funktionierende und schnell laufende Software wie Seminar 5 und Publish Seminar unabdingbar.

Automatisierungen erleichtern den Berufsalltag

„Ohne Unterstützung durch eine funktionierende Software ist das Pensum völlig undenkbar“, so die Referentin für Fortbildungsmanagement und Administratorin. Diverse Automatisierungen erleichtern dem Fortbildungsteam fast alle Arbeitsschritte. Seminarangebote vom alten Jahr ins neue zu übernehmen, dauert lediglich fünf Minuten. Die Anmeldung der Teilnehmenden mit allen wichtigen Daten läuft über Publish und wird in Seminar 5 übertragen. Mit wenigen Mausklicks werden die Anmeldebestätigungen als Serienbrief an die Teilnehmenden versandt. Ist der Kurs überbucht, werden standardisierte Hinweise verschickt – die ersten Angemeldeten werden informiert, dass sie auf einer Warteliste stehen.

Wer noch später kommt, erhält eine Absage gleich mit den Terminen für spätere Kurse mit demselben Thema. Ist der Kurs dann abgeschlossen, erhalten die Kursleitungen die Teilnehmendenliste von den Dozenten und Dozentinnen. Diese prüfen die Kollegen und Kolleginnen der Fortbildung zwar manuell, aber die Teilnehmendenbestätigung und der Evaluationslink werden mithilfe der Serienbrieffunktion an die Teilnehmenden versandt.

Die Kursteilnehmenden der Akademie können sich aktuell selbst mit ihrer E-Mailadresse und einem selbstgewählten Kennwort für die Seminaranmeldung registrieren und anschließend für die gewünschten Kurse anmelden. Im laufenden Betrieb kam es durch die Umstellung zu Kontaktdubletten. Mithilfe der sogenannten Dublettenbereinigung hat sich das Fortbildungsteam ein funktionales Werkzeug zur Identifikation und Bereinigung von doppelten Registrierungen hinzugekauft. So können abweichende Daten vor der Zusammenführung kontrolliert und korrigiert werden.

Hosting: Software durch easySoft immer auf dem neuesten Stand

Alina Katzky freut sich, dass die Software nicht mehr selbst gehostet wird, sondern direkt von easySoft - so ist die Software immer auf dem neusten Stand und Updates müssen nicht mehr intern durchgeführt werden. Auch kleine Bugs, die bei der Entwicklung immer vorkommen, werden von den Metzingern schneller bemerkt und fix behoben.

„Wir wollen uns ständig verbessern, Grenzen ausloten und unsere Prozesse optimieren“. Das sei der Anspruch ihrer renommierten Klinik. So hat sie zusammen mit ihrer Kollegin auf Grund der praktischen Nutzung aktuell wieder einen Katalog von Verbesserungsvorschlägen nach Metzingen geschickt. Das Entscheidende sei, dass sie sich dort ernstgenommen und wertgeschätzt fühlt und die Software so mitgestalten kann. „Wir stoßen wirklich auf einen sympathischen Support und ein Interesse die Software kundenfreundlich weiterzuentwickeln“, so Alina Katzky.