Erfolgsgeschichte

Stratege Klimov legt Schienen für optimalen Nutzen Das Malteser Bildungszentrum Aachen wickelt 20.000 Teilnehmertage ab

Als Sergej Klimov 2008 die Seminarverwaltung der Malteser Schule Aachen auf easySoft umstellte, war er bereits ein alter Verwaltungs-Hase. Denn schon seit zehn Jahren steuerte der Ingenieur für Bordsteuerungssysteme damals sämtliche Kurse, Teilnehmer und Räume mit einem selbst geschriebenen Programm. „easySoft ist ein professionelles Verwaltungsprogramm“, begründet der heute 58-jährige den Wechsel – es sei einfach ein Unterschied, ob er als Einzelperson die weitere Entwicklung seines Programms verantworte oder ein ganzes Unternehmen: Die Software von easySoft stehe auf wesentlich mehr und verlässlicheren Füßen.

Doch der aus Kiew stammende stellvertretende Leiter des Bildungszentrums präsentiert aus seiner Erfahrung ein ganzes Bündel von Pluspunkten für easySoft. Etwa die Universalität, mit der medizinische oder Computerschulungen genauso wie Berufsausbildung im gleichen Programm bearbeitet werden können. Oder, dass die Software zentral auf einem Server in Hamburg installiert ist. Dadurch können Malteser-Mitarbeiter von allen aktuell zehn Bildungseinrichtungen mit dem System arbeiten. Selbst wenn sie im Zug unterwegs sind. Oder, dass alle gegenwärtig 53122 Kontakte nur einmal eingepflegt werden müssen. Meldet sich ein Teilnehmer zum zweiten, dritten oder zehnten Mal an, gleich ob der Kurs in Aachen oder Regensburg angeboten wird, die Kontaktdaten müssen bestenfalls aktualisiert werden.

So ist Klimov regelrecht ein easySoft-Fan geworden. Gerade weil die Metzinger auf Kundenwünsche reagieren und sie schnell umsetzen. Beispiel: Bei mehr als 50.000 Personen, die Kurse als Rettungshelfer oder -sanitäter, ärztliche Weiterbildungen oder zertifizierte Traumakurse belegen, gibt es mehrere Hans Müller oder Susanne Schmidt. Früher wurden die Daten händisch abgeglichen und trotzdem entstanden Dubletten. „Das war sehr mühsam“, erinnert sich Klimov und bat um eine praktische Lösung des Problems. Inzwischen lassen Namen und Geburtsdatum leicht abgleichen. Eine Zeitersparnis und Reduzierung der Fehlerquote für alle User.

Gegenwärtig nutzen jährlich rund 4000 Teilnehmer die Bildungsangebote allein in Aachen. Das können Tagesschulungen sein, aber auch dreijährige Ausbildungen, deshalb sprechen die Aachener lieber von 20.000 Teilnehmertagen, die sie verwalten. Natürlich finden manche Schulungen mehrfach statt wie zum Beispiel die Druckmassage oder Fahrerschulungen. Statt nun die komplette Beschreibung mehrfach anzulegen, muss das Sekretariat lediglich Datum und Seminarort ändern – innerhalb von zwei Minuten gehen 20 weitere Kurse online.

„Unsere Datenbank war effektiv, aber mit easySoft sparen wir sicherlich nochmals 50 Prozent.“
Sergej Klimov, Stlv. Leiter des Malteser Bildungszentrum

Da die Malteser das Modul Publish verwenden, können Teilnehmer sich online anmelden. Die Anfragen laufen dann automatisch ins System. Meldet sich ein Hans Müller an, wird seine Anmeldung wie oben beschrieben abgeglichen; gibt er eine neue Adresse und Telefonnummer an, können die Daten schnell aktualisiert werden. Mit einem Klick gehen darauf die Einladung mit einer Beschreibung und Rechnung an den Kunden raus. Rund 15.000 Rechnungen schreiben die Kollegen pro Jahr, dabei kommen Millionenbeträge zusammen. „Fast ein Kinderspiel“, freut sich Klimov, denn der zeitliche und personelle Aufwand hat sich wesentlich reduziert. „Unsere Datenbank war effektiv“, urteilt Klimov, „aber mit easySoft sparen wir sicherlich nochmals 50 Prozent.“ Der alte Hase ist allerdings auch ein Fuchs: „Nutzer müssen sich genau überlegen, was sie mit der Seminarverwaltung wollen und wie sie sie anlegen.“ Das System legt bildlich gesprochen Schienen – und je besser durchdacht das Schienensystem, umso schneller laufen die Arbeitsprozesse.

Deshalb achtet er auf regelmäßige Schulung seiner Mitarbeiter. In Aachen nutzen 15 Mitarbeiter easySoft, in ganz Deutschland sind es 80. Sein Ziel ist es, sämtliche Malteser-Schulen in Deutschland zu integrieren. Je größer die Organisation, umso wichtiger sind ihm Fortbildungen, denn wer das System nicht genau kennt, kann die Datenbank „vermüllen“ – damit wird das ganze Programm immer unübersichtlicher und die Fehler sind bei den Datenmengen kaum zu finden. Anderes Beispiel: In easySoft lassen sich zusätzliche Felder sehr leicht von Nutzern anlegen, etwa dass ein Teilnehmer Rollstuhlfahrer ist oder von einer weiteren Person begleitet wird. Grundsätzlich sinnvoll, doch wenn jeder der 80 Nutzer „seine“ Zusatzfelder anlegen würde, also Umgehungsstrecken baut, auch dann wird das System langsamer. Da kann der Ingenieur streng und sehr akkurat werden: „Wir wollen das Cambridge der Rettungsdienste sein“. Nicht nur die Bundeswehr und die Johanniter beispielsweise lassen ihre Retter in Aachen ausbilden, auch Konzerne wie VW und Bayer. Die Qualität der Ausbildungsangebote beginnt bei der Ausschreibung und der Anmeldung.

„Wir wollen das Cambridge der Rettungsdienste sein“.
Sergej Klimov, Stlv. Leiter des Malteser Bildungszentrum

Auf der Seite der momentan 558 Dozenten geht es bei den Maltesern genauso strukturiert zu, wie bei den Teilnehmern. Werden die Kurse ausgeschrieben, fragt er sehr gezielt die Dozenten an, die für das jeweilige Fachgebiet in Frage kommen. Oft kann er die Anfrage zusätzlich regional eingrenzen, weil seine Datenbank „weiß“, dass bestimmte Ausbilder lediglich in Aachen unterrichten wollen. Ist der Kurs gehalten worden, erfolgt die Honorierung mit wenigen Mausklicks. Je nach Anforderung werden die Kurse unterschiedlich honoriert. Dass das inzwischen ebenfalls ein Automatismus im Programm ist, geht ebenfalls auf eine Anregung von Klimov zurück.

31 Updates hat Sergej Klimov in den vergangenen zehn Jahren gemacht. Damit soll nun allerdings Schluss sein: Die Administratoraufgaben übernimmt ein interner IT-Dienstleister und er konzentriert sich künftig auf andere Aufgaben als stellvertretender Leiter des Bildungszentrums. Dort soll dann die Personalentwicklung der Mitarbeiter über easySoft digitalisiert werden. Und eine Vision hat der Ingenieur noch. Der Kongress der Aachener Uniklinik mit bis zu 500 Besuchern soll eventuell über das Programm von easySoft abgewickelt werden. Die Teilnehmer bekommen mit der Anmeldung einen Download, sodass am Kongresstag die Eintrittsberechtigung wie beim Flughafen vom Handy abgelesen wird und die Teilnehmer nach der Veranstaltung das Zertifikat als digitales Dokument erhalten.

 

Möchten Sie weitere Erfolgsgeschichten der easySoft-Kunden lesen? Hier geht's zum Überblick: Erfolgsgeschichten Ausbildungsmanagement, Erfolgsgeschichten Seminarmanagement und Erfolgsgeschichten Personaentwicklung.

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