Das Programm kann mehr als man zunächst denkt

Frau Monski, warum haben Sie sich für easySoft entschieden?

TANJA MONSKI: Vor rund drei Jahren hat unsere Datenbank nicht mehr ausgereicht. Deshalb haben wir eine Software gesucht, die zu unserer Organisation und unserer Struktur passt. Renafan ist ein Dienstleister für ambulante und stationäre Pflege sowie Seniorenbetreuung an 40 Standorten deutschlandweit. Für rund 1400 Fach- und Führungskräfte in der Pflege müssen wir den Bildungsstand nachweisen und planen. Zudem bieten wir an der eigenen Akademie jährlich etwa 80 unterschiedlichen Bildungsthemen in mehr als 180 Kursen an. Das wollen wir im Überblick behalten und gestalten.

Und easySoft war die einzige Lösung?

MONSKI: Nein, wir haben mit verschiedenen Anbietern gesprochen und uns deren Lösung ange-schaut. Aber meine beiden Mitarbeiterinnen und ich hatten das Gefühl, dort am besten aufgehoben zu sein, und vor allem sprachen die Fakten für easySoft. Denn diese Software ist sehr flexibel und hat sich unserer eben beschriebenen Komplexität angepasst. Wir wollten unsere Arbeitsabläufe optimie-ren und nicht andere Strukturen aufbauen. An dieser Stelle fielen etliche Konkurrenzprodukte bereits durch. Außerdem war uns wichtig, dass easySoft die Sprache der Pflege spricht. Meines Wissens ist der Geschäftsführer Andreas Nau vor vielen Jahren selbst Pflegeleiter gewesen. Und wir wurden
in den drei Jahren von allen Mitarbeitern freundlich und kundenorientiert behandelt. Jetzt kann ich definitiv sagen: Richtig entschieden.

Welche Vorteile haben Sie konkret, Frau Franke?

NICOLE FRANKE: Wenn wir den Stundenplan und die Kurse organisieren haben wir eine einzige Software, die uns alles zur Verfügung stellt. Wir müssen uns nicht zusätzlich mit Excel, Word oder wei-teren Programmen behelfen. Wir können die gesamte Kursorganisation abbilden: vom Dozenten über die Teilnehmer und Räume bis zum Material und der notwendigen Technik. Wir können sämtliche Informationen, Rechnungen oder Kursnachweis mit einfachsten Befehlen erstellen und weiterleiten. Kein langes Suchen mehr, keine Fehler durch übertragen von einem Programm zum anderen. Das war ein Quantensprung für uns.

Haben Sie ein weiteres Beispiel, Frau Plep?

SANDRA PLEP: Vielleicht ein ganz simples. Einzelne Standorte von Renafan schulen auch Mitarbei-ter, reichen aber die Unterlagen danach ein, so dass wir diese Kurse nachträglich eintragen und alle Formalitäten abwickeln. Pro Kurs mit 20 Teilnehmern sparen wir knapp eine Viertelstunde und haben keine Fehlerquote mehr. Darauf sind wir allerdings erst gekommen, als wir mit einem Berater gespro-chen und ein Update der Software gemacht haben.

RANKE: Das ist grundsätzlich unsere Erfahrung: Die Grenzen der Software sind unsere eigenen Zeitressourcen. Wir haben in den ersten eineinhalb Jahren etliche Zwischenlösungen abgebaut und nutzen das Programm erst seit dieser Zeit richtig. Unsere Erfahrung ist, dass sich Anwenderkonferenz und Fortbildungen lohnen, weil wir so erst den vollen Umfang des Komplettpaketes einsetzen. Es ist ein stimmiges Programm mit einfacher Handhabung und einer klaren Oberfläche. Und wenn es Prob-leme gab, half uns die qualifizierte und kundenorientierte Hotline schnell weiter.

Wie setzen Sie das gewonnene Wissen strategisch ein?

MONSKI: Da wir einen kompletten Überblick haben, schauen wir uns beispielsweise bei unserem wöchentlichen Jour fixe die kommenden Kurse an. Sind Kurse schwach belegt, können wir intern wie extern nochmals Werbung machen. Jeder weitere Teilnehmer macht den Kurs kosteneffizienter. Sind Kurse ganz schwach, dass wir sie absagen müssen, informieren wir Teilnehmer früher, so dass sie schneller notwendige Weiterbildungen planen können. Das ist besserer Service. Unsere Jahresplanung lässt sich optimieren. Bevor wir die Kurse vom kommenden Jahr planen, schauen wir uns die Auslas-tung an. Entsprechend können wir reagieren, indem wir zu einem Thema, das nicht so gut lief einen Kurs weniger ausschreiben und zu Themen, bei denen es eine Warteliste gab, vielleicht zwei Angebote mehr machen.

Sind Sie mit easySoft jetzt wieder am Ende der Fahnenstange?

MONSKI: Nein, der nächste wichtige Schritt wird sein, die Möglichkeiten der Personalentwicklung auszuschöpfen. Angefangen davon Mitarbeitergespräche zu dokumentieren bis zu einem Karriere-faden für einzelne Mitarbeiter. Unsere Mitarbeiter benötigen eine gewisse Grundausbildung, die ständig aktualisiert werden muss. Wir können sehen, was bei jedem einzelnen passiert und ob etwas fehlt. Dafür gibt es ein praktisches Ampelsystem mit grün, gelb und rot.