Erfolgsgeschichte

Neues Schulungsmanagement bietet extern und intern Vorteile

"Wir sind kundenfreundlicher und effektiver geworden," urteilt Maria Blaeß. Die Mitarbeiterin des Zweckverbandes Kommunale Informationsverarbeitung Bade-Franken (KIVBF) war maßgeblich an der Umsetzung auf die neue Veranstaltungs- und Seminarsoftware beteiligt, die der kommunale IT-Dienstleister einsetzt, um Veranstaltungen und Seminare für Kunden und Anwender zu organisieren.

Der KIVBF bietet seinen 539 Mitgliedern aus Städten, Gemeinden, Landkreisen und sonstigen Körperschaften des öffentlichen Rechts vielfältige IT-Fachlösungen. Dazu zählen Lösungen und Dienstleistungen in den Bereichen Bürgerservice, Finanzverwaltung, Gesundheitsdienste, Infrastruktur, Organisation und EDV. Geschult werden die Kunden des KIVBF dafür in Standard- und Individualseminaren. „In den vergangenen zehn Jahren haben wir die Teilnehmerzahlen auf heute 13.000 glatt verdoppelt“, sagt die gelernte Bürokauffrau, die zum fünfköpfigen Team des KIVBF-Veranstaltungsmanagements gehört. Die Gründe für den höheren Schulungsbedarf liegen zum einen in den gewachsenen Anforderungen an die Kommunen, die mit Hilfe bedarfsgerechter IT-Lösungen schneller und effizienter zu bewältigen sind. Zum anderen werden die Programme selbst komplexer und leistungsfähiger, was zusätzliche Weiterbildung nach sich zieht.

Leistungsgrenze erreicht

Bis 2012 plante das KIVBF-Team seine Veranstaltungen mit einem auf SAP basierenden Modul. Doch mit diesem Programm, das ursprünglich nur für interne Veranstaltungen konzipiert worden war, stießen Blaeß und ihre Kolleginnen, die das Aus- und Fortbil-dungsangebot des KIVBF an den vier Standorten Freiburg, Karlsru-he, Heidelberg und Heilbronn betreuen, an ihre Grenzen.
„Wir mussten unsere Arbeitsweise nach der Software richten“, so die Heidelbergerin, die seit zwölf Jahren KIVBF-Veranstaltungen managt. Beispielsweise liefen E-Mails an die Kollegen parallel, oder Anmeldeformulare konnten nicht schnell genug angepasst werden. Der Erfolg zwang den KIVBF schließlich zum Umstieg.
„Wegen der massiv gestiegenen Teilnehmerzahl mussten wir eine neue Lösung finden“, erzählt Blaeß. Zunächst legte das Team die Leistungsmerkmale der neuen Veranstaltungsmanagement-Soft-ware fest. „Uns war es wichtig, dass sie sowohl die gesamte Kom-munikation als auch die nötigen Interaktionen im Unternehmen und an unseren Standorten unterstützt und voranbringt“, nennt sie Entscheidungskriterien. Nach Prüfung verschiedener Angebote entschied sich der Verband für Easysoft. Der IT-Entwickler mit Sitz in Metzingen entwickelt Programme für Seminarmanagement und Personalentwicklung.

Investition in eigene Talente

Mehr als 1.200 deutschsprachige Kunden setzen auf die Lösung der Softwareschmiede. „Aus- und Fortbildung sowie eine gezielte Personalentwicklung sind in allen Branchen ein Megathema“, weiß Easysoft-Geschäftsführer Andreas Nau. Die Innovationsspirale drehe sich immer schneller, gleichzeitig werde es zunehmend schwerer, geeignete Fachkräfte zu finden. Deshalb werden die eigenen Mitarbeiter als hauseigener Talente-Pool immer bedeu-tender. „Wer am Ball bleiben will, muss gezielt und strategisch in die Weiterqualifizierung seiner Mitarbeiter investieren. Wir unterstützen unsere Kunden dabei mit maßgeschneiderten Produkten“, so der easySoft-Stratege Andreas Nau.

Problemlos eingerichtet

Easysoft installierte 2012 gemeinsam mit den IT-Verantwortlichen des KIVBF die Software und passte sie an die Bedürfnisse des Zweckverbandes an – bis hin zum Layout der Oberfläche und zum Corporate Design. Schwierigkeiten bei der Umsetzung gab es kaum, da beide Unternehmen Hand in Hand arbeiteten. Um sich optimal auf den Praxiseinsatz vorzubereiten, schulte easySoft das Veranstaltungsteam umfassend im Umgang mit der neuen Soft-ware. Nach wenigen Wochen im Parallelbetrieb stieg der KIVBF dann komplett auf easySoft um.

Bewährungsprobe bestanden

Seit Februar 2013 erfassen und verwalten die Mitarbeiter des KIVBF alle Veranstaltungen über das spezielle Managementsystem. Kurze Zeit später ging zudem das Modul Online-Anmeldeportal für die betreuten Kunden an den Start. Jetzt kann das Veranstaltungsteam den kompletten Schriftverkehr – z. B. Empfangs- und Anmeldebestätigungen, Teilnehmerzertifikate und Seminarunterlagen für Referenten – ohne einen Medienbruch über „easySoft. Seminar“ erstellen.
Die Arbeitsabläufe sind gegenüber der alten Software stark verein-facht und optimiert. Blaeß: „Alle Infos zu den Seminaren können wir sehr flexibel eingeben und online veröffentlichen.“ Zudem können sich die Kunden online direkt anmelden. „Die Daten wer-den von uns einfach per Knopfdruck übernommen.“ Früher kamen Kursbuchungen per Mail oder Papier herein und mussten händisch erfasst werden. Positiv: Die direkte Datenübernahme ist nicht nur schneller, sie verhindert zudem Erfassungsfehler und Doppelan-meldungen.

Seine große Bewährungsprobe erlebte das neue System, als das Veranstaltungsteam kurzfristig 100 zusätzliche Veranstaltungen  zu einer neuen Version des landeseinheitlichen Einwohnermelde-wesens organisieren musste. „Es klappte reibungslos“, freut sich Blaeß. Wie groß die Zeitersparnis ist, die das neue System mit sich bringt, kann Blaeß nicht genau beziffern, „Däumchen drehen tun wir jetzt aber trotzdem nicht“, lacht sie. Die frei gewordene Zeit nutzt die Mannschaft stattdessen, um weitere kundenspezi-fische Seminare auf die Beine zu stellen. Dabei unterstützt sie die Be nutzerverwaltung des Programms, das eine benutzergruppen-bezogene Daten- und Veranstaltungssicht ermöglicht. Konkret bedeutet das, dass beispielsweise speziell auf Bürgermeister zugeschnittene Veranstaltungen angeboten werden können. „Wir benachrichtigen sie per Mail gezielt über diese Veranstaltungen. Über einen Link gelangen sie direkt auf das Angebot im Onlineportal und können ihr Seminar problemlos buchen.“ Für andere Kunden sind diese speziellen Angebote hingegen nicht sichtbar. „Das macht das ganze Verfahren individueller und kundenfreundlicher“, sagt Blaeß. Denn Kunden finden so mit einem Klick speziell auf ihre Bedürfnisse ausgerichtete Veranstaltungen.

Infos auf einen Blick

Ein weiteres Plus: Wer sich für eine bestimmte Veranstaltung inter-essiert, sieht nicht nur Inhalte und Konditionen, sondern kann sich auch über den Stand der Anmeldezahlen informieren. „Wir bieten Seminare mit und ohne Wartelisten an“, erläutern Blaeß. Sagt kurz-fristig ein Teilnehmer ab, rücken andere Interessierte automatisch nach. Bei entsprechendem Bedarf können kurzfristig Zusatzse-minare angeboten werden. Auch den 225 internen und externen Dozenten, die für den KIVBF im Einsatz sind, erleichtert das ihre Planung.

Automatisches Berichtswesen

Zunächst haben Blaeß und ihre Kolleginnen nur externe Seminare über die neue Software geplant und umgesetzt. „Seit Oktober nutzen wir das Online-Portal zudem für interne Veranstaltungen“, erzählt sie. Auch die rund 660 Mitarbeiter sehen nun jederzeit, welche Veranstaltungen zu welchen Konditionen angeboten wer-den. Besonders interessant für die interne Personalentwicklung seien die Programmfunktionen des automatisches Berichtswesen, das Auswertungen zu Auslastung, Teilnehmern oder kurzfristigen Absagen bietet. „Unser Personalmanagement kann dadurch seine Angebote sehr viel genauer planen und weiterentwickeln“.

Mittelfristig könnte der KIVBF zudem einen weiteren Programm-baustein einsetzen, den Easysoft speziell für die individuelle Per-sonalentwicklung entwickelt hat. „Unser Kompetenz-Modul bietet beispielsweise eine genaue Übersicht darüber, ob Mitarbeiter not-wendige Schulungen bereits durchgeführt haben. Damit lässt sich zudem planen, welche Maßnahmen im Sinne einer zielgerichteten individuellen Personalentwicklung für den einzelnen Mitarbeiter jetzt sinnvoll sind“, erläutert Easysoft-Bildungsexperte Nau.

Für Maria Blaeß steht fest: „Mit der neuen Software sind wir im Veranstaltungsmanagement deutlich effizienter und kunden-freundlicher geworden. Wir haben einen großen Schritt nach vorn gemacht.“ 850 Seminare werden derzeit darüber umgesetzt. Den Löwenanteil machen externe Veranstaltungen aus. Immerhin 120 Schulungen mit 1.400 Teilnehmern finden jedoch für die Mitarbei-ter des Hauses statt.

Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Ba-den-Franken (KIVBF)

Der KIVBF bietet als kommunales Systemhaus ganzheitliche IT-Lösungen auf technisch höchstem Niveau, z. B. in den Breichen Bürgerservice, Finanzverwaltung, Gesundheitsdienste, Infrastruk-tur, Organisation und EDV. Der Zweckverband hat 539 Mitglieder: 510 Städte und Gemeinden, 17 Landkreise, sieben Stadtkreise und fünf körperschaften des öffentlichen Rechts.

Diese weden im IT-Bereich beraten, ausgestattet und begleitet: von der Implementierung bis zur fortlaufenden Anwenderbe-treuung. Das KIVBF-Portfolio mit rund 60 Lösungen orientiert sich vorwiegend am Bedarf der öffentlichen Verwaltung und ihrer privatwirtschaftlichen Organisationen.

 

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