Messenger wie WhatsApp und Co. haben in der Kommunikation vieles leichter gemacht. Bestimmt sind sie aber nur für den privaten Gebrauch. Kommen sie im betrieblichen Umfeld zum Einsatz, kann das mit Datenschutzverletzungen einhergehen, weil sie nicht den europäischen Standards entsprechen. Doch es gibt eine sichere Variante für Unternehmen.

Die Beliebtheit von Messengern steigt

Fast 70 Prozent der Deutschen nutzen WhatsApp. Das ist das Ergebnis einer YouGov-Umfrage. Aus gutem Grund. Viele empfinden den Austausch von Informationen über den Messenger einfach unglaublich praktisch.

Dafür sprechen diese Punkte:

  • Kommunikation findet mobil und ortsunabhängig statt – man braucht keinen Zugang zu Laptop oder PC.
  • Die Vielfalt der Versandmöglichkeiten ist groß: Versenden lassen sich Textnachrichten, Bilder, Videos oder Tondateien, wahlweise an eine Einzelperson oder an eine Gruppe.

Informationen über den Messenger teilen: In Echtzeit oder zeitversetzt

Und: Chats können wahlweise in Echtzeit oder zeitversetzt geführt werden. Der Adressierte kann dann antworten, wenn er dazu kommt. Zumal der Adressat per WhatsApp meist zuverlässiger erreichbar ist als per Mail oder Telefon.

Nicht jeder schaut regelmäßig in sein E-Mail-Postfach – da kann es schon mal dauern, bis eine Antwort kommt. Auch beim Telefonieren gibt es Grenzen: Ruft man zu ungünstigen Zeiten an, wird das Telefonat nicht angenommen. Vergisst der Angerufene zurückzurufen, war’s das mit dem Teilen wichtiger Informationen.

Messaging auch in beruflichen Umfeldern

Genau aus diesen Gründen erfreut sich Messaging auch in beruflichen Umfeldern größter Beliebtheit:

  • Der Empfänger kann jederzeit kontaktiert werden
  • Er muss aber nicht auf die Nachricht reagieren, wenn es gerade nicht passt
  • Er übersieht sie aber auch nicht

Das ist zum Beispiel im medizinischen Bereich extrem praktisch. Wer eine Zweitmeinung einholen will, fotografiert einen Befund und schickt ihn dem Kollegen, muss ihn zum Beispiel aber nicht mitten in einer Behandlung stören. Daher stehen Ärzte Messenger-Diensten sehr offen gegenüber. Eine repräsentative Umfrage des Deutschen Datenschutz-Instituts (DDI) zeigte, dass 98 Prozent der Klinikärzte schon einmal Messenger-Dienste einsetzen. Aber auch in anderen beruflichen Umfeldern ist der Dienst verbreitet.

Die Gefahren konventioneller Messenger

Achtung: Wer hierfür WhatsApp oder andere frei verfügbare Messenger einsetzt, hat ein Problem. Ein Datenschutz-Problem. Denn die Tools sind meist amerikanischer Herkunft und entsprechen nicht den hierzulande geltenden gesetzlichen Vorgaben.

Das Problem: Oft kommen private Handys zum Einsatz. Wer über konventionelle Messenger-Dienste etwa Fotos mit vertraulichen Informationen übermittelt, riskiert, dass diese automatisch in einer Cloud-Umgebung des Empfängers gespeichert werden. Damit büßt er die Autorität über die versendeten Daten ein. Im schlimmsten Fall können diese ohne sein Wissen mit unbefugten Dritten geteilt werden.

Messenger-Dienste im Beruf problematisch

Konventionelle private Messenger-Dienste sind auch deswegen problematisch, weil sie mit den Kontakten interagieren, die auf dem Handy gespeichert sind. Ändert ein Nutzer seine Nummer und wird diese neu vergeben, ohne dass dies in der Kotaktliste aktualisiert wird, kann es passieren, dass Daten versehentlich an einen falschen Empfänger gelangen.

Das sind eklatante Verstöße gegen den hierzulande geltenden Datenschutz. Für Firmen kann das mit schmerzhaften Folgen einhergehen. Die Datenschutz-Grundverordnung sieht bei Verstößen Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder aber bis vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens vor.

Komfort eines Messengers im Betrieb

Die gute Nachricht: Betriebe müssen nicht auf den Komfort eines Messengers verzichten. Sie müssen nur die richtige Technik nutzen. Möglich macht’s der easySoft-Partner stashcat®.  Über das Messengersystem, das speziell für das berufliche Umfeld entwickelt wurde, stimmen sich Arbeitnehmer mit ihren Kollegen in einem sicheren und datenschutzkonformen System ab. Sowohl am Desktop als auch mobil in Einzel-, Gruppenchats oder Channels.

Anwender behalten jederzeit den Überblick über ihre Dateien und versenden sie völlig sicher, ohne die Hoheit über die übermittelten Informationen einzubüßen. Das funktioniert, weil der Messenger jedem Nutzer eine eigene Dateiablage bietet. In ihr sind Dateien sicher hinterlegt.

User haben ihre Dateien immer auf jedem Endgerät zur Verfügung und können sie auf Wunsch mit anderen Nutzern teilen. Diese können die Daten aber nicht auf dem privaten Gerät speichern und mit Unbefugten teilen. Gleichzeitig greift der Messenger nicht auf Kontakte zu, die auf der Festplatte des Telefons hinterlegt sind. Stattdessen werden sie innerhalb des Systems vorgehalten und können von einer zentralen Stelle verwaltet werden. Die Nachrichten und Daten sind außerdem dank echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über alle Übertragungsstationen sicher. Einfache Kommunikation – aber sicher.