Die Themen Bildungsmanagement und Recruiting gewinnen im Personalwesen an Bedeutung. Logisch: Für eine leistungsstarke Belegschaft ist es notwendig, die besten Talente an Bord zu holen und ihr Wissen gezielt aufzubauen. Hierbei kann eine passgenaue HR-Software optimal unterstützen. Was bei der Auswahl des richtigen Lösungsanbieters zu beachten ist.

Bildungsmanagement und Recruiting mausern sich zu Kernthemen

Dass sich die Investition in ein passgenaues Recruiting und Bildungsmanagement lohnt, steht außer Frage. Beides ist zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor geworden, wie die TNS Infratest-Studie „Weiterbildungstrends in Deutschland “ belegt. Zum achten Mal in Folge wurden für diese 300 Personalverantwortliche in deutschen Unternehmen befragt.

Die Ergebnisse sind eindeutig: 86 Prozent der befragten Personaler halten das Weiterbildungsangebot innerhalb eines Unternehmens für wichtig bis äußerst wichtig. Die gezielte Rekrutierung neuer Mitarbeiter ist für über 80 Prozent ein wesentliches Thema.

Das kommt nicht von ungefähr. In Zeiten des Fachkräftemangels müssen Unternehmen einerseits passende Bewerber rekrutieren, die mit ihren Skills vakante Stellen perfekt ausfüllen und andererseits müssen sie dafür Sorge tragen, dass das Wissen der Belegschaft nicht veraltet.

Unternehmen hinken ihren Möglichkeiten hinterher

Das passiert allerdings schneller als je zuvor. Denn Unternehmensprozesse verändern sich rasant, weil die Vernetzung von Anlagen und Anwendungen zunimmt. Routinen werden zunehmend an die Technik ausgelagert, während der Mensch verstärkt strategisch arbeitet. Arbeitnehmer sehen sich heute einem hochdynamischen Arbeitsfeld gegenüber, das ihnen permanent neue Fähigkeiten abverlangt. Das macht ein performantes Bildungsmanagement unabdingbar.

Doch weder im Recruiting noch in der Personalentwicklung schöpfen Unternehmen ihre Möglichkeiten aus. Laut der „Mobile Recruiting Studie 2017“, die das Portal meinestadt.de in Zusammenarbeit mit der Hochschule RheinMain durchgeführt hat, haben 46,6 Prozent der Bewerber schon mal eine Bewerbung abgebrochen, weil ihnen der Prozess dahinter zu komplex und zu langwierig erschien. Und auch das aktuelle Weiterbildungsportfolio in den Unternehmen entspricht nicht den Anforderungen der aktuellen Arbeitswelt, wie wiederum TNS Infratest konstatiert.

HR-Software sorgt für Effizienz in den Prozessen

Dabei gäbe es sowohl für die Personalentwicklung als auch für das Recruiting Software-Lösungen, die Personalabteilungen so manche Sorge nähmen. Im Recruiting beschleunigen und vereinfachen die entsprechenden Tools mit hochmodernen Funktionen wie

CV-Parsing, der One-Click- oder der Formularbewerbung den Bewerbungsprozess und unterstützen Recruiter bei der schnellen Bearbeitung von Bewerbungen. Zum Beispiel lässt sich die Kommunikation mit mehreren Bewerbern gleichzeitig erledigen und die Abstimmung mit den Fachbereichen automatisch steuern.

In der Personalentwicklung unterstützt HR-Software derweil dabei, Kompetenzen und Qualifikationen zu dokumentieren und zuzuordnen, Mitarbeiter rechtzeitig für neue Verantwortlichkeitsbereiche zu qualifizieren, den Erwerb von Wissen automatisch zu steuern und, und, und.

HR-Software Report: Viele User sind unzufrieden

Dass es ohne digitale Unterstützung in diesen unternehmenskritischen HR-Bereichen nicht mehr geht, ist bei den Unternehmen auch angekommen. Viele von ihnen setzen inzwischen auch auf eine HR-Software in diesen Bereichen. Laut dem HR-Software-Report des Magazins personalmanager und der Netzwerkportale HRM.at, HRM.de und HRM.ch ist allerdings fast jeder fünfte Anwender (23 Prozent) unzufrieden mit seiner aktuellen HR-Softwarelösung. Zehn Prozent sind sogar sehr unzufrieden.

In diesen Fällen ist bei der Auswahl des passenden Software-Anbieters offenbar vieles schiefgelaufen. Grundsätzlich sollte sich dieser Prozess in drei Stufen clustern:

  1. Auswahlkriterien definieren
  2. Testen des Angebots
  3. Vertragsausgestaltung

Definition der Auswahlkriterien

Bei der Definition der Auswahlkriterien steht die Funktionsbandbreite einer Software an erster Stelle. Sie sollte alle Schritte eines Prozesses abbilden. Dieser sollte vorher genau definiert und mit den Angeboten eines Softwareherstellers abgeglichen werden.

Weitere Faktoren, die eine Rolle spielen, sind:

  • Ein hoher Automatisierungsgrad, der HR Routinetätigkeiten abnimmt.
  • Self Service Funktionen, die es Managern oder Angestellten ermöglichen, administrative Aufgaben selbst zu erledigen und HR damit entscheidend entlasten.
  • Anpassbarkeit: Die Software sollte auf individuelle Unternehmens-Workflows anpassbar sein, damit Prozesse passgenau administriert werden können.
  • Usability: Die Software sollte intuitiv und einfach bedienbar sein – dann können Anwender ohne größere Verzögerung mit der Arbeit beginnen, ohne aufwändig geschult werden zu müssen.
  • Mobilfähigkeit: Über mobile Applikationen können Prozesse optimal von unterwegs gemanagt werden – das vermeidet Zeitverluste und beschleunigt Prozesse erheblich.
  • Auswertungs- und Reportingfunktionen: Auswertungs- und Reportingfunktionen sind ein Muss, um Prozesse zu evaluieren und zu optimieren.
  • Verwaltung der Zugriffsrechte: Innerhalb einer HR Software sollten sich die einzelnen Zugriffsrechte verschiedener Nutzer unbedingt verwalten lassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass jeder Anwender auch wirklich nur das sieht, was für seine Augen bestimmt ist.
  • Datenaustausch: Bietet die Software Schnittstellen zu bestehenden Programmen oder können diese programmiert werden?
  • Sicherheit: Unterliegt die Software den gängigen Richtlinien der IT-Sicherheit und des Datenschutzes?
  • Aktualität: Gewährleistet der Software-Hersteller regelmäßige Updates?

Testen des Angebots

Ist ein Anbieter ausgemacht, der alle Kriterien erfüllt, geht es in die heiße Phase: Das Kennenlernen und Testen des Angebots. Zunächst einmal ist es sinnvoll, Kontakt aufzunehmen und die Software in einer Demo-Umgebung zu testen. Überzeugt das Tool, sollten Kunden den HR-Software-Anbieter bitten, einen „Proof of Concept“ durchzuführen. Hierbei prüft der HR-Software-Anbieter die prinzipielle Durchführbarkeit der Implementierung.

Bei einem gegenseitigen Kennenlernen kann der HR-Software-Anbieter sein System im nächsten Schritt noch einmal ausführlich präsentieren und offene Fragen beantworten.

Diese zum Beispiel:

  • Handelt es sich bei der Lösung um eine Cloud- oder On-Premise-Lösung?
  • Wo liegen die besonderen Mehrwerte der Lösung für den Kunden?
  • Wie verläuft ein typisches Implementierungsszenario ab?
  • Wie lange dauert das Implementierungsszenario?
  • Gibt es Mitarbeiterschulungen?
  • Wie schnell amortisieren sich die Investitionskosten für die HR-Software?
  • Hat der HR-Software-Anbieter bereits Erfahrung mit Projekten der gleichen Größenordnung?
  • Gibt es Referenzen?
  • Wie sieht das Service-Level-Agreement des Anbieters aus?

Die Vertragsausgestaltung

Ist auch dieser wichtige Meilenstein genommen, geht es in die Phase der Vertragsausgestaltung.

Dabei sind die folgenden Punkte wichtig:

  • Ist der Service im Vertrag verbindlich und genau wie besprochen beschrieben?
  • Welche Dienstleistungen umfasst der Service-Vertrag?
  • Wird es einen angemessenen Support geben?
  • Welche Angaben macht der Hersteller zur Performanz und Verfügbarkeit seines Systems?
  • Ist beides ausreichend?
  • Welches Notfallszenario greift bei Ausfällen?
  • Welche Kosten zieht das Zustandekommen des Vertrages nach sich?
  • Gibt es versteckte Kosten, über die vorher nicht gesprochen wurde?
  • Sind Angaben zu IT-Sicherheit und Datenschutz der HR Software inkludiert?
  • Welche Laufzeit hat der Vertrag?
  • Innerhalb welcher Frist ist der Vertrag kündbar?
  • Zu welchen Konditionen ist der Vertrag verlängerbar?