Ausbildung: Die richtige Verwaltung ist das A und O

Lehrlinge sind inzwischen so rar, dass sich Arbeitgeber glücklich schätzen, wenn das Recruiting-Verfahren erfolgreich abgeschlossen ist und der Ausbildungsvertrag unterschrieben in der Schublade liegt. Doch darauf sollten sie sich nicht ausruhen. Denn Auszubildende sind wechselwilliger denn je. Oft verlassen sie ein Unternehmen wieder, wenn es an der optimalen Organisation in der Lehre hapert. Eine Software zur Ausbildungsverwaltung kann helfen, der Ausbildung die nötige Struktur zu verleihen und Abbruchraten zu senken.

Arbeitsmarkt: Lehrlinge händeringend gesucht

 Noch nie hatten Jugendliche so gute Chancen auf einen Ausbildungsplatz. Fachkräftemangel und demographischer Wandel haben eine tiefe Schneise im Arbeitsmarkt hinterlassen und Arbeitgebern fällt es immer schwerer, Lehrlinge zu finden.

Mehr als 40 Prozent der Betriebe suchen aktuell Fachkräfte und Auszubildende. Bei manchen von ihnen schlägt der Personalmangel inzwischen so hohe Wogen, dass sie keine neuen Aufträge mehr annehmen können – mit fatalen wirtschaftlichen Folgen, wie Hans Peter Wollseifer, Präsident des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks, gegenüber der Deutschen Presseagentur (dpa) sagte.

Ausbildung: Besonders das Handwerk sucht Nachwuchs

Der Fachkräfte- und Nachwuchsmangel hemme vor allem das Wachstum im Handwerk. „Wir haben volle Auftragsbücher. Manche Betriebe können inzwischen aber keine weiteren Aufträge mehr annehmen, weil ihnen schlicht das Personal fehlt, um diese Aufträge abzuarbeiten.“ Zum Jahresende 2017 fehlten deutschlandweit mehr als 15.000 Auszubildende. Die Folge: Auf dem Arbeitsmarkt ist ein Wettbewerb um jeden Lehrling entbrannt.

Besonders betroffen sind diese Branchen:

• Baugewerbe
• Büromanagement
• Einzelhandel
• Fachinformatik
• Hotel- und Restaurantgewerbe
• Informations- und Telekommunikationstechnologie
• Mechatronik (für Kältetechnik sowie für Rollladen und Sonnenschutz)
• Pflege, Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik
• Verkauf
• Bäckerhandwerk

Auszubildende: Wechselwilligkeit steigt

Umso größer ist die Freude bei Arbeitgebern, wenn es wider aller Prognosen doch mit der Besetzung der Vakanzen klappt. Doch auf dem unterschriebenen Vertrag für eine Ausbildung sollten sich Arbeitgeber nicht ausruhen. Denn die Auszubildenden wissen nur zu gut: Gefällt es ihnen bei einem Arbeitgeber nicht, ist die nächste Ausbildung im Zweifel nur einen Klick auf den Bewerben-Button in einer Stellenanzeige entfernt.

Tatsächlich ist die Wechselbereitschaft unter Auszubildenden signifikant angestiegen. Aktuellen Arbeitsmarktberichten zufolge bricht fast jeder vierte Lehrling seine Ausbildung vorzeitig ab. Die entspannte Situation für Azubis auf dem Arbeitsmarkt trägt nachweislich dazu bei, dass diese die ihnen in der Lehre vermittelten Inhalte, die Struktur der Ausbildung und die Bedingungen bei einem Arbeitgeber verstärkt unter die Lupe nehmen. Passen diese nicht mit ihren Vorstellungen zusammen, springen sie deutlich schneller ab als früher: Sie haben schließlich heute die Wahl, wo sie arbeiten und müssen sich nicht mit einer zweit- oder drittklassigen Lehre zufriedengeben.

Auf dem Prüfstand: Qualität der eigenen betrieblichen Ausbildung

Es spricht also vieles dafür, regelmäßig die Qualität der eigenen betrieblichen Ausbildung zu überprüfen. Als eine zentrale Schwachstelle entpuppt sich im wieder die Verwaltung der Abläufe.

Das kommt nicht von ungefähr. Immer mehr Unternehmen arbeiten über mehrere Standorte verteilt. Für Auszubildende und Trainees bedeutet das oft, ihre Theorie- und Praxisphasen an verschiedenen Orten in unterschiedlichen Abteilungen zu absolvieren.

HR-Software hilft bei der Ausbildungsverwaltung

Wer hier in der HR-Abteilung den Überblick wahren will, kann sich in der Ausbildungsverwaltung bei der Definition von Einsatzbereichen, der Einsatzplanung, der Dokumentation von Krankheits- und Urlaubstagen oder der Festlegung innerbetrieblicher Trainings nicht mehr auf Excellisten verlassen. All die vielen dazugehörigen Details lassen sich kaum in der nötigen Tiefe mit einem Tabellenkalkulationsprogramm abbilden.

Ein Problem ist auch, dass Daten nicht zuverlässig über Abteilungsgrenzen oder Standorte hinweg für jeden Beteiligten zeitgleich einsehbar sind. Stattdessen werden Kopien der Ausbildungsplanung zwischen HR, Azubi und Ausbilder hin- und hergeschickt. Irgendwann gibt es zehn verschiedene Versionen eines Dokuments, keiner weiß mehr, welche die aktuelle ist und dann beginnt die Spurensuche.

Wiederholt sich ein solches Szenario wieder und wieder, reift in einem Lehrling früher oder später der Gedanke, ob es da draußen nicht vielleicht doch den einen oder anderen Arbeitgeber gibt, der seine Prozesse besser im Griff hat. (Mehr zum Thema Mitarbeiterbindung und was zu beachten ist, finden Sie hier.)

Ausbildung: Arbeitgeber müssen ihre Prozesse besser im Griff haben

Und den gibt es mit Sicherheit. Denn mit der richtigen HR-Software wie der von easySoft ist die Ausbildungsverwaltung heute ein Kinderspiel – auch bei zerklüfteten Organisationsstrukturen. Das Tool unterstützt zum Beispiel bei der praktischen Ausbildungsplanung: Die zu durchlaufenden Fachbereiche je Ausbildungsberuf lassen sich mit wenigen Klicks für jeden Azubi festlegen und in einer Übersicht mit der Auslastung der einzelnen Ausbildungsstätten abgleichen. Das vermeidet Doppelbelegungen und gewährleistet einen reibungslosen Ausbildungsablauf. Eine übersichtliche Kalender- und Listenansicht hilft beim Planen und Umplanen der Einsätze.

Damit alle Beteiligten jederzeit im Bilde sind, lässt sich der Ausbildungsplan per Serien-E-Mail teilen. Die Alternative: Die Ausbildungs-App von easySoft. Über diese lassen sich per Smartphone oder Tablet alle Informationen immer aktuell abrufen – so haben Auszubildende und Ausbilder auch bei kurzfristigen Änderungen immer einen schnellen und zuverlässigen Überblick.

Online-Berichtsheft: echter Mehrwert für Ausbilder und Azubi

Darüber hinaus bietet das Online-Berichtsheft der Software von easySoft eine Hilfestellung, die für alle Beteiligten einen echten Mehrwert schafft. Das Online-Berichtsheft ermöglicht dem Ausbildungsleiter ein einfaches und passgenaues Anlegen und Ausgeben der Berichtshefte. Durch die Auswertungsmöglichkeiten erhält er den Überblick, welche Berichtshefte in welchen Unternehmensbereichen bearbeitet werden müssen. Gleichzeitig können Auszubildende schnell einsehen, welche Berichte zu schreiben sind und ob die Freigabe des Vorgesetzten noch aussteht, sie getätigt wurde oder gar eine Überarbeitung erforderlich ist. Der Ausbildungsverantwortliche kann online solche Überarbeitungen schnell und präzise einfordern. Dank der Filterfunktionen, der Rechte für das Lesen und Bearbeiten sowie der Wahlmöglichkeiten für das Übermitteln der Berichtshefte ist es für ihn ein Leichtes den Überblick über die Auszubildenden und deren Berichtshefte zu behalten. So macht Bildungsmanagement allen Seiten Spaß.