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Artikel in MaschinenMarkt

26.06.2018

Ausbildungs-Software

Überblick behalten – 160 Azubis an 250 Orten

200 junge Menschen bildet IMS Gear an mehreren Standorten aus. nicht einfach den Überblick zu behalten, in welcher der insgesamt 250 Abteilungen die Azubis gerade stecken, ob sie ihr Berichtsheft ausgefüllt haben und die ausbilder ihre Bewertungen abgegeben haben. Als Excel-Listen nicht mehr halfen, setzte Ausbildungsleiter vor einem Jahr auf die Spezialsoftware von Easysoft.

„Unser Ziel ist ein übersichtlicher Einsatzplan“, erzählt Uwe Wälde. Der IMS Gear-Ausbildungsleiter und seine 14 Mitarbeiter wollten wissen, wann und wo welche Azubis aktuell sind. Kein leichtes Unterfangen, denn die 160 deutschsprachigen Azubis des Automobilzulieferers sind während der drei Ausbildungsjahre in rund 250 verschiedenen Bereichen und Abteilungen unterwegs. Vier Fünftel von ihnen werden in gewerblich-technischen Berufen ausgebildet. Außerdem sollten Bewertungen, Berichtsheft und Zeugnisse in derselben Datenbank hinterlegt sein. Dazu sollten die Ausbildungsbeauftragten Informationen selbst eintragen können und auch die Azubis ihren Einsatzplan auf ein Jahr im Voraus überblicken können. Das alles natürlich mit unterschiedlichen Zugriffsrechten, damit der Datenschutz gewährt bleibt. Komplex eben.

Eine Software, die sich den Betriebsabläufen anpasst

„Unsere Excel-Tabellen waren vor zwei Jahren unübersichtlich“, erinnert sich Wälde, deshalb hat er sich mit den Programmen von fünf Anbietern auseinandergesetzt. Doch dies waren oft abgeschlossene Programme mit zu wenigen Variationsmöglichkeiten und er hätte die bisherigen Arbeitsprozesse des Unternehmens an die Software anpassen müssen. Deshalb entschied er sich für einen IT-Dienstleister aus dem schwäbischen Metzingen: Mit seinem Modul-Aufbau und dem Angebot, Teile umzuprogrammieren und an die bestehenden Prozesse anzugleichen, war Easysoft Education wesentlich flexibler und kundenfreundlicher. „Die Software ist absichtlich so gestaltet, dass sie sich an vielen Stellen den Kundenbedürfnissen anpassen lässt“, sagt Wilfried Hahn, Entwicklungschef von Easysoft. Etwa bei jedem fünften Kunden entwickelt die IT-Schmiede auch zusätzlich kleine Programmteile neu.

„Die deutschsprachige Version läuft sehr gut“, urteilte Wälde nach einem Jahr. Knapp sechs Monate später lief auch die englischsprachige Version für 40 weitere Azubis in den beiden Werken in Mexiko und den USA. Dies war eine knifflige Angelegenheit für beiden Seiten, denn IMS Gear ist der erste gewerbliche Kunde, der in dieser Fremdsprache arbeitet. Deshalb dauerten diese Entwicklungen für den Spezialisten für Zahnrad- und Getriebetechnik etwas länger, waren dafür aber auch kostenfrei.

In Mexiko und USA wird die englische Version genutzt

„Dass das seine Zeit benötigt, ist klar“, sagt der Ausbildungsleiter, der inzwischen in der Anwenderarbeitsgruppe des IT-Dienstleisters seine Erfahrungen weitergibt. Glücklicherweise arbeiteten in den beiden nordamerikanischen Werken Deutsche an den entscheidenden Schnittstellen, so dass bereits vor dem Einsatz der englischsprachigen Version auch dort die Einsatzplanung für die Azubis über die Software laufen konnte.

Inzwischen können alle Azubis ihr Berichtsheft online ausfüllen. Das hat den großen Vorteil, dass Ausbildungsleiter sowie die Verantwortlichen in den Abteilungen schnell und einfach kontrollieren können, ob die Auszubildenden diese Aufgabe erfüllen oder nicht, um dann nachzuhaken. Für IMS Gear war dies ein wichtiges Entscheidungskriterium, denn statt alle Berichtsheft auszudrucken und an die zuständige IHK zu liefern, können die digitalen Berichtshefte nun online verschickt werden. Noch akzeptiert nicht jede IHK dieses Verfahren, aber mit der zunehmenden Digitalisierung ist das nur eine Frage der Zeit.

Das IMS Gear-Bewertungssystem funktioniert

Eine weitere wichtige Anforderung des Unternehmens war, dass sich deren seit Jahren ausgeklügeltes Bewertungssystem auch in der Software abbilden lässt. Derartige Bewertungsvorlagen existieren bereits in der Software und können innerhalb weniger Minuten angepasst und später weiter verändert werden.

Das Unternehmen, das 2016 mit 3050 Mitarbeitern 479 Millionen Euro umsetzte, erzielt definitiv zeitliche Einsparungen, so Wälde. Etwa ist der Einsatzplan schnell auszudrucken, der Überblick über den Ausbildungstand einzelner Schützlinge ist ausgezeichnet oder Zusammenhänge sind auf ersten Blick erkennbar. Dazu fühlt er sich hervorragend von Metzingen unterstützt: „Die Hotline versucht alle Userprobleme innerhalb eines Tages zu lösen“. Dazu besuchen zwei IMS-Personaler immer wieder die Anwenderkonferenz und erweitern dadurch ihr Wissen und geben die Informationen in der Abteilung weiter.

 

Den vollständigen Artikel können Sie online hier nachlesen:

https://www.maschinenmarkt.vogel.de/ueberblick-behalten-160-azubis-an-250-orten-a-726035/